Hoe kan ik: een conferentie starten

South by Southwest, TechCrunch Disrupt, TEDx - deze conferenties zijn gegroeid van waanzinnige industrie-evenementen in hotel expo-hallen tot hippe bijeenkomsten die de populaire volkstaal infiltreren. Ooit afgevraagd hoe de organisatoren het hebben gerealiseerd?

Het zijn niet alleen geweldige gesprekken die op YouTube zijn vastgelegd en die op internet zijn gestoeld. De Convention Industry Council meldt dat de sector vergaderingen en conferenties $ 28 miljard omzet genereert. Dat is meer dan de auto-industrie.

Technologie faciliteert en stimuleert deze recente trend. Adrian Segar is een ervaren adviseur voor conferentieontwerp en auteur van Conferences That Work: Creating Events That People Love . Hij zegt dat, meer dan ooit, mensen die aan hun apparaten zijn gelijmd en in toenemende mate op afstand werken, hongerig zijn naar persoonlijke interactie en gemeenschap. Technologie maakt de startfase van uw conferentie ook eenvoudiger. "Het is nog nooit zo eenvoudig geweest om uw eigen evenement te maken en op de markt te brengen", zegt Segar. “De keerzijde is dat veel mensen het doen. Dus je moet echt opvallen en het goed doen. "

Hier zijn vijf regels voor het maken van geweldige conferenties:

1. Zoek een behoefte om te vullen. Toegangsprijzen en sponsoring moeten het een break-even onderneming maken, maar geen gigantische winst opleveren. Focus op het vinden van 'iets waar je gepassioneerd over bent, iets wat niemand anders doet waar je je gemeenschap echt van dienst kunt zijn', zegt Segar.

2. Identificeer uw doelen. Conferenties kunnen eigenaren van kleine bedrijven ten goede komen door hun netwerken te verdiepen, hun profielen en industriële autoriteit te verhogen en hun klanten toegevoegde waarde te geven door hen spreekbeurten aan te bieden. “Er zijn honderden professionals die dit al tientallen jaren doen. Een beginneling die dit alleen maar doet om geld te verdienen, is een onjuist uitgangspunt. ”Wees niet bang om klein te beginnen, omdat de meeste conferenties wereldwijd door minder dan 100 mensen worden bezocht, zegt Segar.

3. Kies de juiste sprekers, maar vertrouw niet volledig op lezingen van grote namen. U moet een budget instellen voor sprekers. Maar wees niet bang om mensen buiten je bereik te achtervolgen. "Leg uit dat uw budget is ingesteld en vraag vervolgens of ze met u willen samenwerken." Wees creatief over het toevoegen van waarde, inclusief in uw fee marketing van het boek van de expert of het promoten van een doel dat zij ondersteunt. “Noem compensatie in de eerste correspondentie. Anders zul je veel mensen beledigen ', zegt Segar.

Gebruik deze deskundige stemmen strategisch bij het ontwerpen van uw evenement. De waarde van conferenties is verschoven naar verbinding en peer learning. "Per slot van rekening weten 100 mensen in de kamer meer dan één persoon die presenteert", zegt Segar.

Laat drie keynote-sprekers elk 20 minuten aanwezig zijn en leid vervolgens kleinere rondetafelgesprekken. Vind ook manieren voor aanwezigen om snel over elkaar te leren. Laat bijvoorbeeld iedereen op rondetafels zichzelf kort voorstellen en de vraag beantwoorden: "Wat wilt u van dit evenement?"

4. Besteed aandacht aan alle details van het evenement of huur iemand in om het voor je te produceren. "Mensen herinneren zich misschien de keynote-spreker, maar ze zullen het onthouden als de lunch niet op tijd werd geserveerd", zegt Segar. "Het moet logistiek soepel zijn zodat mensen het volgende jaar willen terugkeren."

5. Houd het het hele jaar door in leven. Maak een privé-Facebook-groep voor deelnemers. Houd een blog of podcast bij en update eerdere deelnemers via e-mail. "Evenementen zouden niet op de eerste dag moeten beginnen en eindigen na het laatste diner", zegt Segar. “Een succesvol evenement laat mensen achteraf verbinding willen maken. Dat wordt je kerngroep van klanten die graag de volgende keer willen komen. ”

Frances Mazur

Eigenaar

Bedrijf: Mazur Group, een in Los Angeles gevestigd wervingsbureau voor de schoonheidsindustrie

Conferentie: Beauty Biz Roundtable

Voordelen: Werven, toegevoegde waarde creëren voor klanten in de vorm van spreekmogelijkheden, verhoogde aanwezigheid in de branche

Ik lanceerde mijn bedrijf in 2007 en had een fantastisch eerste jaar. Toen stortte de economie in. Mijn telefoon rinkelde van de haak met uitstekende kandidaten die op zoek waren naar een baan, maar we hadden niet veel te bieden. Het was demoraliserend voor ons netwerk en verlammend voor ons. We besloten dat we een evenement nodig hadden om het bedrijf op te bouwen en de Beauty Biz Roundtable was geboren.

De eerste conferentie had slechts 40 zitplaatsen en was onmiddellijk uitverkocht. Sindsdien is het gegroeid tot 100 bezoekers, maar het formaat is hetzelfde: we krijgen vooraanstaande sprekers, zoals de eigenaars en leidinggevenden van nationale salons, evenals buitengewone sprekers die ons publiek echt verrassen met geweldige informatie, zoals een expert op het gebied van sociale media-analyse.

Mijn bedrijf profiteert op verschillende manieren. Het positioneert ons als de leiders in onze ruimte: op een recent evenement benaderde de CEO van één bedrijf me en zei: "We zijn op zoek naar een nieuwe marketing vice-president en je kent duidelijk iedereen in de branche." Het bedrijf werd een nieuwe klant . Deze evenementen stellen ons ook in staat om voortdurend contact te maken met nieuwe kandidaten. Ze stellen me ook in staat waarde toe te voegen aan onze bestaande klanten. Als ik met een klant werk, kan ik op een van zijn senior executives tikken om een ​​spreker te zijn. Geen van onze concurrenten kan dat.

We hebben onze sprekers nooit een cent betaald en we zijn zeer selectief in het binnenhalen van sponsors. Ze moeten echt bij ons merk passen, het evenement verbeteren en gefocust blijven op wie we willen aantrekken.

Ons laatste evenement, geprijsd op $ 90 per ticket, had een wachtlijst voor 90 personen en mensen die vanuit het hele land vlogen om deel te nemen. Nu verhogen we de vergoeding naar $ 125 en onderzoeken we manieren om onze rondetafel toe te voegen aan grotere industriële evenementen. Maar we blijven ons concentreren op het aanbieden van manieren aan onze bezoekers om te netwerken met topmensen in hun vakgebied, en we geven onze sprekers de mogelijkheid om contact te maken met hun collega's, wat zeldzaam is in de schoonheidsindustrie.

Shea Coakley

Eigenaar

Bedrijf: LeanBox, een in Boston gevestigde voedselservice die bedrijven hun werknemers kunnen aanbieden

Conferentie: Perks Convention, een bijeenkomst van bedrijven die werkplekvoordelen en potentiële kopers leveren

Voordelen: New business, positionering als een leider in de industrie

Bij het bijwonen van traditionele netwerkevenementen en conferenties gericht op human resources-professionals, merkte ik vaak dat ik mijn service aan een persoon uitlegde, maar iemand anders probeerde het gesprek aan te gaan om te leren wat andere bedrijven doen in de zakelijke voordelen . Ik realiseerde me dat mijn bedrijf zich in een nieuwe sector bevindt waar veel vraag naar is, maar niet veel bewustzijn.

De leiders van elk bedrijf worstelen om toptalent aan te trekken en te behouden. Ze lezen over de geweldige voordelen die worden aangeboden door bedrijven als Google en Apple, en gaan ervan uit dat ze te klein zijn om hetzelfde te bieden, hoewel veel voordelen betaalbaar of gratis zijn voor het bedrijf. Samen met mijn partner 20/20 Optometry, een onsite optometrieservice, hebben we in augustus het eerste Perks-congres gelanceerd in het Microsoft Nerd Center in Cambridge, Massachusetts.

We hadden 28 leveranciers, die elk $ 200 betaalden om cabines op te zetten, en 500 deelnemers, die gratis werden toegelaten. De conferentie zelf maakte een zeer kleine winst, maar alleen al door dat ene evenement hebben we 15 nieuwe accounts binnengehaald. Het ging echt een eigen leven leiden.

We houden het gesprek gaande met leveranciers en klanten via Twitter, een LinkedIn-groep en een e-maillijst. Terwijl de eerste conventie gericht was op in Boston gebaseerde services, is een tweede voor de hele regio New England gepland voor maart, en we hebben driemaandelijkse bijeenkomsten gepland voor leveranciers om te netwerken. Naast het laten groeien van mijn eigen bedrijf, wil ik de go-to expert op het gebied van zakelijke voordelen zijn, en deze conferentie helpt mij dat te doen.

Chris Dessi

Eigenaar

Bedrijf: Silverback Social, een marketingbureau gevestigd in Chappaqua, NY

Conferentie: Westchester Digital Summit

Voordelen: positionering als een lokale leider in marketing, nieuwe klanten, verhoogde winst

Toen ik mijn marketingbureau oprichtte in Westchester, NY - gewoon uit New York City - sprak ik met zeer succesvolle ondernemers en bedrijfseigenaren in de gemeenschap die niet eens Facebookpagina's hadden of de waarde van een LinkedIn-profiel niet begrepen. Het was moeilijk om de waarde van mijn bedrijf uit te leggen. In het verleden had ik nieuwe klanten gekregen door op conferenties te spreken, dus ik googelde naar de 'Westchester digitale top' en was verrast dat er niets beters in de buurt was.

Ik zei tegen mezelf: OK, ik denk dat ik degene moet zijn die dit doet.

Vijf maanden later boekte ik een conferentiecentrum voor 3.000 mensen en begon ik het evenement te reverse-engineeren. Ik kende Gary Vaynerchuk, de gigant van sociale media. Ik kon zijn gebruikelijke spreekgeld niet betalen, maar hij stemde ermee in het te verlagen. Als je iets groots wilt doen, moet je grote mensen uitnodigen. Door Gary te boeken, hebben we sprekers van LinkedIn, Facebook, The Huffington Post, IBM en General Electric kunnen aantrekken. Ik betaal hen niets; de meeste van deze sprekers vragen niet eens om een ​​honorarium. Ik organiseerde een privédiner voor hen als een manier om 'bedankt' te zeggen, maar 90 procent van hen kwam niet opdagen.

Het eerste jaar gaven we een heleboel tickets weg en hadden 500 aanwezigen. Ik verloor geld bij het eerste evenement en brak zelfs bij het tweede. Vandaag dekken sponsoring mijn kosten, en kaartverkoop is de jus. Maar de echte waarde is new business voor mijn bureau. De helft van mijn nieuwe klanten komt via de conferentie. Het is zoveel gemakkelijker om iemand naar de top te sturen dan hem te proberen te overtuigen waarom hij op Twitter moet zijn. Je krijgt dit soort namen gewoon niet in Westchester. Eerlijk gezegd is het een monopolie.

Er is een grote behoefte aan deze informatie in kleinere gemeenschappen. Eigenaren van kleine bedrijven kunnen het zich eenvoudigweg niet veroorloven om naar New York of San Francisco te reizen voor grote conferenties. Ik kocht 67 URL's voor digitale toppen in steden over de hele wereld. In september hebben we de Baltimore Digital Summit geproduceerd en hebben nu topconferenties gepland voor Boston; Las Vegas; Nashville, Tenn .; Detroit; en Dubai in de komende twee jaar. De Westchester-top in mei 2015 is uitgegroeid tot een tweedaags evenement.

Zie hoe de hoofdconservator van TED een beweging creëerde met de op discussies gebaseerde conferenties en de belangrijkste handelaar in grote ideeën werd.