Juiste manieren voor een professionele vergadering

Onderhoud uw professionele manieren tijdens zakelijke vergaderingen. altrendo images / Stockbyte / Getty Images

Werkt u voor een bedrijf dat regelmatig vergadert? Vraag je je weleens af wat je moet doen en wat als goed gedrag wordt beschouwd op deze bijeenkomsten? Vrees je om de vergaderingen bij te wonen, omdat je bang bent dat je een misstap begaat die je positie of kansen op vooruitgang in gevaar kan brengen?

Managers, teamleiders of leidinggevenden van bedrijven behouden zich het recht voor om zakelijke vergaderingen te houden wanneer zij daar behoefte aan hebben.

Of het nu gaat om regelmatig geplande evenementen of om een ​​specifiek doel, iedereen die aanwezig is, moet de juiste richtlijnen voor zakelijke etiquette naleven.

Leider

Voor de vergadering is het van essentieel belang dat alles zo is georganiseerd dat je geen waardevolle tijd verspilt. U wilt dat het zo soepel en volgens schema verloopt als mogelijk, maar laat indien mogelijk tijd over voor vragen en feedback. De sleutel is om respect te tonen voor alle betrokkenen.

Hier zijn enkele aanbevolen richtlijnen:

• een geschreven agenda hebben met een logische volgorde en realistische tijden. Als tijd en middelen het toelaten, stuur dan kopieën naar iedereen die aanwezig zal zijn.
• Stuur een uitnodiging naar mogelijke deelnemers met zoveel mogelijk details over de vergadering, inclusief de locatie, begintijd, wat te brengen en eindtijd.
• Begin met een vriendelijke begroeting en laat iedereen weten wanneer het goed is om vragen te stellen.
• Zorg voor water op het podium of de voorkant van de kamer en geniet ervan tussen onderwerpen of wanneer iemand anders spreekt.

• U hoeft uw spraak niet letterlijk te schrijven, maar u moet op zijn minst opsommingstekens in uw aantekeningen hebben. Als u dit niet doet, kunt u van het ene onderwerp naar het andere springen en niet meer bijhouden wat u moet zeggen. Dit kan ervoor zorgen dat u tijd verspilt en de aanwezigen afvraagt ​​waar het om gaat.
• Let op de lichaamstaal van uw deelnemers. Als je ziet dat mensen hun interesse verliezen, pauzeer en controleer jezelf om er zeker van te zijn dat je geen informatie herhaalt of te veel tijd besteedt aan iets dat niet relevant is.
• Heb een paar anekdotes om de vergadering interessant te houden. Vermijd echter ongepaste moppen te vertellen die zelfs een vleugje seksisme, racisme of iets anders hebben dat anderen zou kunnen beledigen.
• Steel nooit ideeën van andere mensen en noem ze de uwe. Geef altijd krediet aan anderen voor ideeën en succesvolle taken.
• Terwijl het ok is om een ​​beetje rond te lopen, loop niet heen en weer langs de voorkant van de kamer. Dit maakt je nerveus.
• Blijf tijdens de vraag- en antwoordperiode rustig totdat de persoon die de vraag beantwoordt, antwoordt voordat hij antwoordt. Als je de vraag niet begrijpt, vraag hem of haar om hem te herhalen of de vraag verder uit te leggen.
• Als iemand boos of vijandig lijkt, hou dan je hoofd koel en vraag de persoon om dit op een later tijdstip met je te bespreken.
• Beëindig de vergadering zo vroeg mogelijk. Het is beter dat het korter is dan de aandacht trekken van de aanwezigen.

Deelnemers

Iedereen die naar de vergadering wordt geroepen, moet aanwezig zijn, tenzij de omstandigheden dit niet toelaten. Als u van tevoren op de hoogte bent van de bijeenkomst, overweeg dan om extra tijd te besteden aan uw persoonlijke verzorging om respect te tonen voor eventuele begeleiders die aanwezig zijn.

Draag passend voor het bedrijfsniveau.

Tips voor vergadermanoeuvres:

• Als u wordt gevraagd om een ​​bevestigingsbericht te verzenden, doet u dit zodra u de vergadering in uw agenda opent.
• Op tijd verschijnen. Zorg dat je daar zo vroeg mogelijk een paar minuten komt.
• Controleer uw mobiele telefoon en zorg ervoor dat deze op stil of uitgeschakeld is. U mag tijdens een vergadering nooit tekstberichten verzenden, tenzij de leider u om een ​​specifieke persoon vraagt.
• Als drankjes worden geserveerd, is een drank acceptabel. Wacht echter tot de vergadering voorbij is om een ​​hapje te eten, tenzij iedereen anders aan het eten is.
• Als dit een lunchbijeenkomst is, breng je eten dan naar de tafel en eet het zo rustig mogelijk en zonder aandacht te vragen voor jezelf.
• Chat niet en wissel geen notities uit met andere aanwezigen. Dit is zeer storend en kan de indruk wekken dat u uw werk niet serieus genoeg neemt om goed te letten op wat er wordt besproken.
• Als u wordt opgeroepen, beantwoord dan zo direct mogelijk. Als je het antwoord niet kent, verontschuldig je en wees eerlijk. Geen antwoord is beter dan de verkeerde.
• Na de vergadering, bedankt de spreker.
• Blijf niet langer in de vergaderruimte zitten dan nodig is. Als je ophangt, zie je er idioot uit en je wilt niet dat de baas denkt dat je de vergadering gebruikt om je taken te ontlopen.

Vergaderingen in een restaurant

Soms wordt een lunchbijeenkomst gehouden en deze kan in een restaurant worden gehouden. Ook al is dit buiten kantoor, onthoud dat je nog steeds aan het werk bent.

Aanvullende vergadertips voor restaurantbijeenkomsten:

• Vergeet nooit uw tafelmanieren.
• Omgaan met maaltijdmislukkingen met gratie en goede manieren.
• Gebruik het juiste keukengerei. Als u twijfelt welke vork bij elke koers hoort, volg dan de persoon die de vergadering leidt.
• Als u in een buffetrestaurant bent, weet u wat de juiste manieren zijn om uzelf te helpen.
• Volg de juiste richtlijnen voor het eten van hapjes.