7 manieren om uw vergadering te ruïneren

Vergaderingen hebben echt een slecht imago. Het is niet verwonderlijk, omdat ze vaak te lang zijn, er geen duidelijk plan is, te veel mensen worden uitgenodigd en ze onze werkschema's domineren. "Te veel vergaderingen" was de nummer 1 tijdverspiller op kantoor, geciteerd door 47% van 3.164 werknemers in een recente studie van Salary.com. Onderzoek toont aan dat de meeste ondernemers het equivalent van één dag per week aan vergaderingen doorbrengen en CEO's tot 60% van hun tijd aan vergaderingen doorbrengen. Op mijn reizen denk ik dat dit ingetogen is.

Moeten vergaderingen geen zinvol gesprek zijn tussen een paar mensen om iets voor elkaar te krijgen, een beslissing te nemen of een nieuw idee te creëren? Gesprekken over teaming, samenwerking en brainstorming brengen allemaal enthousiasme, maar als je het hebt over de 'ontmoeting' waar deze schittering gebeurt, verandert het verhaal. Misschien hebben vergaderingen hulp nodig bij de rebranding. Of misschien ligt de schuld bij de mensen die de vergaderingen leiden en eraan deelnemen.

Ik heb onlangs bijgedragen aan een artikel in Wall Street Journal waarin de moordenaars van de vergadering werden geïdentificeerd, zoals de neezegger, de dominator of de wandelaar. Met deze personages moet absoluut rekening worden gehouden, maar toch kunnen we onze eigen ergste vijand zijn.

Als u een van deze technieken gebruikt, host u waarschijnlijk slechte vergaderingen:

1. Niet zeker of de vergadering nodig is, maar je hebt het toch. De voorgeprogrammeerde vergadering is de ergste boosdoener. Iemand heeft het vorig jaar ingesteld als een maandelijkse vergadering en daar staat het in uw agenda. Je hebt geen voor de hand liggende beslissing of actie, maar het ziet er misschien slecht uit om te annuleren, zodat je door kunt gaan.

2. Houd een vergadering wanneer een kort gesprek tussen twee mensen voldoende is. Niet elk probleem vereist een groepsdiscussie of beslissing. Als Allison en Rob 15 minuten kunnen praten en een beslissing kunnen nemen, laat dat dan gebeuren en vertel ze dat je de eerste wilt zijn die het weet.

3. Nodig iedereen uit die op afstand betrokken is. Veel vergaderingen worden verzonken door "laten we John opnemen - hij is hier bij betrokken" of "Karen kan misschien iets toevoegen." Naarmate de uitnodigingslijst langer wordt, wordt de kans op openhartige, open discussie kleiner. Vraag het aan de besluitvormers en alleen aan degenen die daar moeten zijn. Geef de ongenode de gave van tijd.

4. Heb geen agenda. Dit is een geweldige manier om een ​​'gratis voor iedereen' te creëren, omdat iedereen zijn eigen persoonlijke agenda gebruikt. Denk er van tevoren over na, niet terwijl je binnenkomt of het nummer kiest. Ken de stappen om tot je resultaat te komen en vertel iedereen wat ze zijn. Dan is het een stuk eenvoudiger als je de groep vertelt dat 'hoewel dat een fascinerend onderwerp is, het nog een dag moet wachten'.

5. Zorg dat niemand verantwoordelijk is voor het faciliteren van de vergadering. Dit kan jij zijn of iemand vragen om deze rol te spelen. Zelfs als je de drie te behandelen onderwerpen kent, als niemand de groep op het goede spoor houdt en de klok beheert, is de kans groot dat je slechts één van de drie omhoog schiet. En deze gewaardeerde facilitator zorgt ervoor dat de overeengekomen acties en eigenaren aan het einde worden bevestigd.

6. Breng uw eerste 15 minuten door met het opvangen van uw late aankomsten. Dit is de ware tijdverspiller van wachten en wachten tot er meer mensen aankomen of aan de telefoon komen. “We wachten nog een paar minuten totdat er mensen aankomen.” Of elke keer dat een nieuwe persoon toetreedt (laat) om te herhalen wat de mensen die daar op tijd aankwamen, al hebben gehoord. Ongeacht de reden waarom iemand te laat arriveert, laat de vertraging niet van het probleem naar het probleem van de groep gaan. Ook traint dit iedereen om laat aan te komen, omdat jij dat kunt zijn.

7. Kijk de andere kant op met multitasking. Als iedereen in uw vergadering zijn laptops open heeft om ander werk te doen terwijl u half luistert naar de discussie, hebt u een probleem. Ze zien de vergadering niet als kritisch, ze respecteren u niet en / of de groep zal onderwerpen meerdere keren opnieuw bezoeken om tegemoet te komen aan degenen die elk derde woord krijgen. Als je persoonlijk of via teleconferentie bent, vraag dan om wat aandacht voor een effectievere - en snellere - vergadering als iedereen in het spel blijft.

Je weet dat je genoeg uitdagingen hebt met de aanwezige persoonlijkheden, veranderende zakelijke prioriteiten en conflicten met andere evenementen, dus doe jouw deel. Ook u kunt leren hoe u een geweldige vergadering kunt leiden, maar maak het alstublieft snel.