7 Eenvoudige manieren om uw werkruimte en productiviteit te maximaliseren

“Bezig zijn betekent dingen doen, maar productief zijn betekent dingen gedaan krijgen.” Wijze woorden zijn misschien nooit gesproken, ondanks de anonieme oorsprong van dat inspirerende citaat. Als leider geloof ik het meer dan ooit - hoewel ik het niet vroeg in mijn carrière volledig begreep. Ik heb zelfs jarenlang verschillende strategieën geprobeerd om mijn productiviteit te maximaliseren. En ik blijf meer leren; het is een levenslang experiment geweest.

5 strategieën voor uw meest productieve werkdag

Ik heb hoog en laag gezocht naar antwoorden, maar een belangrijke oplossing lag letterlijk recht voor me: mijn bureau was een puinhoop. Dat is belangrijk, omdat je niet alleen tijd verliest met het sorteren door rommel, maar een ongeorganiseerde ruimte creëert negatieve energie. Natuurlijk heb ik dingen voor elkaar gekregen en ben ik blijven leren en groeien in mijn carrière, maar pas toen ik veertig was, ontdekte ik eindelijk wat werkt met betrekking tot het maximaliseren van mijn werkruimte.

Nu ik de formule volledig heb geïmplementeerd, ben ik veel gelukkiger en oneindig veel productiever. Mijn bureau is nu mijn oase. Het aannemen van deze zeven gewoonten maakte het verschil:

1. Ruim uw ruimte op.

Vereenvoudigen betekent vaak opruimen. Sommige mensen zijn van nature ordelijker, maar onderzoek maakt duidelijk dat een opgeruimde, vereenvoudigde werkruimte de productiviteit voor iedereen bevordert. Het heeft ook invloed op uw relatie met collega's, omdat veel mensen ervan uitgaan dat collega's met rommelige of vuile werkplekken lui of ongeorganiseerd zijn.

Denk aan de eerste indrukken die je hebt gehad. Als je een schoon restaurant, hotel, toilet of winkel binnenloopt, merk je dat. En, bewust of niet, u gelooft dat het etablissement om de details geeft en trots is op het werk. Ik heb altijd het gevoel gehad dat als je een paar minuten de tijd neemt om ervoor te zorgen dat je werkruimte netjes en opgeruimd is, je je kunt concentreren op de grotere dingen en dat je er competenter uitziet in het proces.

2. Creëer de juiste energie.

Uw werkruimte weerspiegelt wie u bent, dus maak het gastvrij, rustgevend en gefocust. De formule is vloeibaar, maar met een paar persoonlijke accenten - een foto of twee, een kleine potplant, een kubus van Rubik - met veel open bureauruimte doet het wonderen voor je mentale focus. Kwaliteitsverlichting die niet te fel en niet te zwak is, is ook van vitaal belang voor een optimale productiviteit.

Ik geef de voorkeur aan minimalisme wanneer ik mijn werkruimte organiseer - vrij van afleiding. En ik geloof dat positieve energie je productiever maakt. Het is moeilijk te beschrijven, maar je weet het wanneer je het voelt; het is absoluut niet voor iedereen hetzelfde. Maar het is belangrijk dat je jezelf omringt met de stukken, meubels en mensen die positieve energie voor je creëren. Voor mij betekent dat neutrale kleuren, geweldige verlichting, planten, toegang tot natuurlijk licht en (natuurlijk) geweldige collega's.

Dit is hoe uw bureau eruit zou moeten zien op basis van uw persoonlijkheidstype

3. Schakel uw meldingen uit.

Je kijkt naar iemand die een presentatie geeft en er blijven meldingen op hun scherm verschijnen. Ze doen alsof het geen afleiding is, maar ze moeten pauzeren en de melding sluiten voordat ze verder gaan. We hebben het allemaal gezien; het gebeurt de hele tijd. De kans is groot dat het ook aan uw bureau gebeurt.

Een van de beste dingen die ik voor mijn productiviteit heb gedaan, was mijn meldingen afsluiten. Er verschijnt absoluut niets op mijn computerscherm en niemand zoemt op mijn telefoon behalve mijn familie. Het idee dat constant beschikbaar zijn je tot een betere werker maakt, is een mythe. Schakel uw meldingen uit, stel tijdsblokken in voor het controleren van berichten en kijk hoe uw productiviteit stijgt.

4. Verminder op papier.

Rommel op uw bureau en in uw werkruimte vertraagt, leidt u af en verhoogt uw stress. Je hebt waarschijnlijk niet de meeste spullen op je bureau nodig, en alle papieren die je later nodig hebt, kunnen worden weggegooid. Over het algemeen is het doorzoeken van elektronisch opgeslagen documenten echter veel efficiënter dan het doorzoeken van papierbergen.

5. Maak een stapel.

Ik geef het toe - ik ben een stapelaar. Zo duidelijk als ik mijn werkgebied bewaar, heb ik altijd een stapel papier op een hoek van mijn bureau, klaar voor mijn aandacht. Ik maak mijn stapel gedurende de dag en wis deze voor het einde van de dag of het eerste ding in de ochtend. Ik dek ook mijn stapel af, zodat ik niet wordt afgeleid door wat er bovenop staat. Op deze manier weet ik wat mijn onmiddellijke aandacht nodig heeft en kan ik me blijven concentreren op meer tijdige taken.

6. Houd een notitieboekje bij.

Het lijkt misschien archaïsch, maar onderzoek heeft aangetoond dat het met de hand schrijven van aantekeningen voor een betere retentie zorgt. Door elke dag een lijst of agenda te noteren, kunt u activiteiten in uw hoofd sorteren en prioriteren, zodat u uw dag met meer duidelijkheid en focus kunt invoeren. Ik houd altijd een notitieboekje open op mijn bureau, naast mijn stapel papier, en neem het mee naar al mijn vergaderingen.

Het idee werd gevalideerd toen ik las dat Sir Richard Branson jaren aan notebooks vol talloze ideeën en gedachten heeft. Ik heb in de loop der jaren veel notebooks geprobeerd. Voor mij zijn het lege witte pagina's zonder lijnen. Met deze eenvoudige, schone lay-out kan ik een idee schetsen, een paar woorden schrijven, een lijst maken, enz. Het is vrij stromend, wat voor mij werkt.

Hoe journaling met de hand mijn leven veranderde

7. Plan tijd voor mensen.

Elke taak vereist face-time met collega's en leveranciers. Of het nu gaat om het controleren van werknemers waarop u toezicht houdt, het beantwoorden van e-mails van klanten of het luisteren naar telefoontjes over uw product, mensen nemen tijd. Vroeger zag ik dit over het hoofd, toen ik taken plantte om elke minuut van mijn werkdag in te vullen.

Nu probeer ik ongeveer 30 procent van mijn tijd op kantoor te besparen voor mensgebonden taken. Als ik weet dat ik die tijd heb gereserveerd, kan ik bij hen aanwezig zijn. Ik hoor met die minuten niets anders te doen - en weten dat dat een enorm verschil maakt.

Op school werd het onderwezen als MBWA: management door rond te lopen. Als een kind dat in de kapsalon van mijn moeder werkte, keek het toe hoe ze voor haar persoonlijke klanten zorgde, maar ook keek ze naar haar collega-cosmetologen en praatte ze met hun klanten. Als ober op de universiteit observeerde het alle bewegende delen. Hier bij VARIDESK kan ik op 30.000 voet vliegen terwijl ik ook ervaar wat er met mijn team gaande is op het slagveld van het bedrijfsleven.