11 Trucs om daadwerkelijk dingen voor je gedaan te krijgen

Takenlijsten kunnen je beste vriend of je ergste vijand zijn. Je weet wel, de pure voldoening die ontstaat door het oversteken van taken, dat gevoel dat je aan het einde van de dag krijgt als je alles van de lijst hebt gecontroleerd. Dat, plus uw productiviteit stijgt als u ze effectief gebruikt. Maar een slecht beheerde en onrealistische takenlijst kan je daarentegen een overweldigend gevoel geven en klaar staan ​​om op te geven.

We vroegen leden van de Young Entrepreneur Council om hun best bewaarde geheimen voor het beheren van takenlijsten te delen. Neem deze, voeg uw eigen best practices toe en ontwikkel een efficiënt plan dat voor u werkt.

1. Zoek een verantwoordingspartner.

Soms wordt een item op de takenlijst teruggeduwd omdat er iets belangrijkers naar voren kwam. Maar al te vaak rechtvaardigen we een moment van uitstel door het 'prioriteit' te noemen. Er is een groot verschil tussen deze twee termen. Om op koers te blijven, stel ik voor een (of twee) verantwoordingspartner te vinden die je kan vasthouden aan het bereiken van de doelen die je jezelf hebt gesteld.

2. Identificeer elke dag drie topprioriteiten.

Zodra je je lange takenlijst hebt geschreven, markeer je de drie dingen die je moet doen om die dag productief en prioritair te zijn. Val niet voor de sensatie van gemakkelijke overwinningen.

3. Schat de tijd die nodig is om elke taak te voltooien.

Als u bijvoorbeeld downtime hebt tussen vergaderingen, kunt u eenvoudig een paar items in uw takenlijst uitschakelen als u schat dat ze elk een paar minuten duren om te voltooien. Wanneer u langere beschikbare tijdsblokken hebt, kunt u zich concentreren op zwaardere taken die tussen de 30 minuten en enkele uren duren.

4. Maak een "takenlijst".

Het probleem met takenlijsten? Dingen staan ​​gewoon in de weg! Dit is de oplossing: maak naast uw takenlijst een takenlijst. Dit zijn dingen die u niet hoeft te doen om uw taken voor de dag te volbrengen, zoals "Open geen e-mail vóór 10.00 uur", "Eet geen zware lunch" en "Beantwoord geen telefoontjes terwijl u zich concentreert .”

5. Plan elk actie-item in uw agenda.

Een takenlijst is alleen zo effectief als de actie die u erachter zet en de beste manier om dingen voor elkaar te krijgen is om ze in uw agenda te plannen. Als je weet dat er iets moet gebeuren, maak dan tijd vrij om het te doen. Als het iets is dat snel kan worden gedaan, doe het dan. Als het meer tijd kost dan je nu hebt, plan het dan in je agenda wanneer je tijd hebt.

6. Maak het digitaal.

In het digitale tijdperk van vandaag hoeft u uw takenlijst niet te beperken tot pen en papier. Met taakbeheersystemen kunt u virtuele takenlijsten maken met deadlines, prioriteiten, meerdere taken en nog veel meer. De meeste hiervan zijn eenvoudig, intuïtief en vereisen geen computerexpert om in te stellen. Beperk jezelf niet tot het stenen tijdperk als het gaat om iets belangrijks als je productiviteit.

7. Bekijk uw lijst aan het begin en einde van de dag.

Plan tijd in aan het einde van elke dag om uw takenlijst te evalueren. Wat is er bereikt? Kruis het af. Wat staat er nog te wachten? Wat is de prioriteit? Sorteer, rangschik en prioriteer de lijst. Aan het begin van elke dag bekijkt u de takenlijst die u hebt voorbereid en plant u uw dag op basis van uw takenlijst en prioriteiten.

8. Focus op één ding tegelijk.

Te vaak maken we een takenlijst met elke gedachte die in ons opkomt, wat leidt tot lange en gedetailleerde lijsten die ontmoedigend kunnen zijn. De sleutel tot een effectieve takenlijst is om de lijst prioriteit te geven en vervolgens te focussen op een enkele taak tegelijk. Overweldig jezelf niet door te kijken naar de lengte van de lijst. Concentreer u op de eerste taak en ga stap voor stap naar beneden in de lijst.

10. Gebruik het voor alles wat je doet.

Gebruik dezelfde lijst voor werk en spel. Wanneer u werk en persoonlijke activiteiten combineert (en dat geldt ook voor vrije tijd), maakt u er een gewoonte van om de lijst te gebruiken. Of u nu taken op papier noteert of een van de online takenlijst-apps gebruikt, hoe consistenter u een lijst gebruikt, hoe effectiever deze wordt. Grote presentatie verschuldigd? Boodschappenlijsten? Doktersafspraak? Alles moet gedaan worden, dus zet ze allemaal op dezelfde lijst.

11. Wees realistisch.

Het beste is om de taken op uw takenlijst realistisch te maken. Hoe graag je al je huidige projecten ook wilt afronden, de meeste mensen overladen de lijst en maken het onmogelijk om elk item aan het einde van de dag af te vinken. Pas uw verwachtingen aan, zodat u zich goed kunt voelen bij het overschrijden van die taken, zodat u zich meer verwezenlijkt en verfrist voelt.