De 'vreselijke, vreselijke, geen goede, zeer slechte' effecten van kantooronderbrekingen

Wist je dat de gemiddelde kantoormedewerker elke drie minuten wordt onderbroken en dat het hen 23 minuten kan kosten om terug te gaan naar waar ze waren gebleven?

Efficiency- en workflowadviseur Edward G. Brown heeft de schadelijke effecten van dergelijke onderbrekingen op kantoorproductiviteit, werktevredenheid, kwaliteit van de prestaties, bedrijfswinsten en persoonlijke tevredenheid onderzocht - en dit is wat hij vond:

Door mijn onderzoek had ik ontdekt dat zelfs zeer gedisciplineerde, gefocuste mensen routinematig drie tot vijf uur per dag verliezen aan "tijdsbanden" (mensen die ze onderbreken, hoe onschuldig ook). Mijn conclusies kristalliseerden en ik begon ze in een boek op te nemen. Toen begon me een ongemakkelijk besef te worden …

Ik zou een of meer van mijn uitstekende medewerkers een belangrijke, dringende opdracht geven en ze zouden gaan - enthousiast, betrokken en gefocust. Maar het volgende dat je weet, zou ik ze noemen met een ander idee, vraag of opdracht. Ik zou ophangen, tevreden dat ik mijn agenda netjes had opgeruimd. Maar hoe denk je dat ze zich voelden?

Leeggelopen, ontmoedigd, afgeleid - dat is hoe. Abrupt een project gestart waar ze diep in waren ondergedompeld en enthousiast over waren. Gedwongen om hun aandacht te verleggen naar een ander onderwerp waar hun baas plotseling enthousiast over was en te reageren met de gretigheid die goede medewerkers brengen aan het enthousiasme van de baas.

Door ze te onderbreken, maakte ik de weg vrij voor al die onderbrekingen waar ik over schreef. Ik was een tijdsbandiet.

En dan? zou je kunnen zeggen. Jij bent de baas - moeten jouw prioriteiten niet de agenda voor je team bepalen? Hier is "dus wat":

Ten eerste zijn korte onderbrekingen niet onschadelijk. Ze zijn niet eens kort. Hun ogenschijnlijke beknoptheid maakt dat de tijdsband onschuldig aanvoelt, maar onderbrekingen, hoe snel ook, veroorzaken schade.

De werknemers werden van hun taak gehaald, hoe lang ik ze ook betrokken hield. En toen ik klaar was, denk je dat ze verder gingen waar ze waren gebleven? Nee, ze moesten zichzelf opnieuw onderdompelen in het project, onthouden waar ze waren en wat ze daarna besloten hadden te doen, en dan hopen dat de inspiratie en het enthousiasme terugkwamen.

Toen moesten ze hun frustratie opheffen omdat ze zich moesten hergroeperen, omdat ze op de been waren en nu voelt het muf. Ze hadden momentum verloren, maar ze zijn professionals, dus ze geven alle energie uit die nodig is om terug te keren naar waar ze waren. Maar vermoeidheid volgt die energie-uitgaven, en weten dat ze de verloren tijd moeten goedmaken, veroorzaakt ellende. Nood en vermoeidheid leiden tot fouten, die nog meer tijd kosten om te corrigeren.

Dus door de tijd van mijn medewerkers te stelen, verpestte ik hun werk, terwijl ik bedacht wat een geweldige baas ik was om zo vrij met hen om te gaan.

Vervolgens creëerde ik een productiviteits- en winstdrain . Mensen inhuren betekent betalen voor hun tijd. Al die tijd die ze verspilden toen ze probeerden weer op het goede spoor te komen nadat ik ze ontspoorde? Ik betaalde er extra voor! Of het nu om overuren ging, of om overwerkte mensen tevreden te houden via verhogingen en bonussen, ik gaf meer uit om minder te krijgen.

Ten slotte gaf ik een vreselijk voorbeeld, het modelleren van een cultuur die haaks staat op mijn diepste overtuigingen over individuen, prestaties, tijd en tevredenheid. Als ik op mijn gemak de telefoon zou kunnen opnemen en drukbezette mensen zou kunnen onderbreken, waarom zou er dan iemand anders zijn die hetzelfde doet? Een cultuur van onderbrekingen gedijt waar de baas de tijd en concentratie van zijn mensen behandelt als een goedkoop goed.

Denk je dat je misschien ook een tijdsband bent? Hier zijn een paar tips:

1. Motiveer jezelf om te veranderen door de kosten van je gewoonte te berekenen.

Schat, conservatief, dat elke werknemer twee uur per dag verliest aan onderbrekingen. Tel die onproductieve dollars per uur op. Of bereken het op deze manier: als mijn werkplek typisch is, betekent dit dat werknemers drie tot vijf uur per dag verliezen. Dus als we onderbrekingen volledig zouden elimineren, zouden we met ongeveer 30-40 procent minder werknemers rondkomen - of degenen die we hebben zouden meer werk kunnen produceren. Het punt is, leg er een potlood op, zodat wanneer je vastberadenheid wankelt, je je kunt herinneren waarom je moet veranderen.

2. Controleer uw voorrecht bij de deur.

Beweert u onbedoeld het privilege van het management om de aandacht van uw werknemers te eisen zonder eerst hun behoeften te overwegen? Zo ja, dan is veranderen in het begin niet eenvoudig. Je zou niet de baas zijn als je niet bereid was om je nek uit te steken, naar voren te duwen, obstakels te overwinnen en risico's te nemen waar anderen misschien niet zijn. Dus het leren temperen van je enthousiasme en tijd van je uitstapjes vergt enige introspectie en oefening.

3. Ga niet alleen.

Praat met uw medewerkers over hoe u wilt veranderen en waarom. Roep hun medewerking in. Leer ze hoe ze op je moeten reageren als je terugvalt (want dat doe je. Dat doe ik en ik heb letterlijk 'het boek geschreven').

Onthoud dat ze nog steeds nooit zullen zeggen: "Nee baas, ik heb het te druk om door u te worden gestoord!" U moet hen helpen met ideeën om u beleefd af te schrikken op een manier die u beiden dient, zoals: "Natuurlijk, baas, Dat kan ik nu doen, maar ik was eigenlijk maar een paar uur na het voltooien van het rapport waar je gisteren om vroeg. Het is behoorlijk ingewikkeld, dus we kunnen allebei beter af zijn als ik het eerst inpakte. Dan bel ik je uiterlijk om 3 uur, klaar om je nieuwe idee mijn onverdeelde aandacht te geven. Zal dat voor u werken? '

4. Als je eenmaal je onderbreking gewoonte hebt verbroken, kijk dan rond. Zijn er andere bedrijven die bijdragen aan de onderbrekingscultuur?

De populaire open plattegrond van vandaag kan een bijdrage leveren, vooral als er niet voldoende rustige plekken en regels zijn om elkaars behoefte aan concentratie te respecteren. Een andere is overmatige aandacht voor verschillende onderbrekende apparaten en waarschuwingen. Nogmaals, schakel werknemers in om de beste omgeving voor hun concentratiebehoeften te bedenken.

Is uw werkplek giftig? Leer 4 manieren om de werkcultuur te veranderen in een die geïnspireerd is.