Het overal kantoor

Thuispersoneel verlaagt de overhead van onroerend goed voor bedrijven. Werknemers profiteren er ook van, het elimineren van hun kledingvoorschriften en woon-werkverkeer terwijl ze genieten van de flexibiliteit van hun planning om bijvoorbeeld de school van een kind te zien spelen, de tandarts te bezoeken of … hey, wat ze ook doen achter gesloten deuren is hun zaak, toch? Onderzoek wijst uit dat werknemers gelukkiger zijn met een geïntegreerd persoonlijk en professioneel leven, en een gelukkige werkplek trekt toppersoneel aan en behoudt het.

Maar het creëren van een effectieve virtuele werkomgeving vergt meer dan iedereen een laptop kopen en wekelijks telefonisch vergaderen, zegt David Strom, hoofdredacteur van Network Computing magazine en voormalig hoofd van DigitalLanding.com en TomsHardware.com. "Het vereist mensen aan te nemen die je vertrouwt, hen te motiveren en met hen te communiceren, " zegt Strom. “Goede, betaalbare technologie maakt dit gemakkelijk.… Koop nooit technologie die veel kost. Het raakt snel verouderd. '

Het volgende kan uw bedrijf helpen om een ​​"virtueel" succes te worden.

Hardware

Tegenwoordig heb je alleen laptop- of desktopcomputers nodig als het gaat om uitgebreid typen, ontwerpen of zware software of hardware, zeggen Strom en Andy Abramson, een expert op het gebied van communicatie op afstand die bloggen bij VoIP Watch. Anders zijn smartphones en tablets de beste keuzes.

Werknemers die in het veld behendig moeten zijn - verkopers bijvoorbeeld die spoedopdrachten aanpassen - hebben mobiele telefoons nodig en de prijskloof tussen smartphones en hun no-IQ-collega's wordt kleiner. Een Apple iPhone, een Google Android of een Windows Phone zal maandelijks ongeveer $ 100 draaien voor serviceplannen.

Naast het bieden van toegang tot foto's van schattige kittens - ahem en trainingsvideo's - van internet, hebben deze telefoons e-mail-, sms- en GPS-functies; apps doen alles, van het scannen van visitekaartjes tot het automatiseren van conference calls. "Er is nu een app voor alles wat een ondernemer nodig heeft, " zegt Abramson. Hij is een fan van CloudOn, een gratis app die de hele Microsoft Office Suite van zijn hoofdcomputer naar zijn tablet overbrengt.

Abramson en Strom zijn het erover eens dat iedereen een tablet en een draagbaar toetsenbord nodig heeft om te voorkomen dat ze met een computer van 5 pond sjouwen. Waarom? Grotere schermweergave dan smartphones en eenvoudiger informatie-invoer tijdens klantinteracties. Natuurlijk doet het projecteren van een geavanceerd beeld met een tablet ook geen pijn!

Voor minder dan $ 400, Met iPad (1, 4 pond), iPad Mini (minder dan 11 gram) en Kindle Fire (14, 6 gram) kunnen werknemers gemakkelijk communicatiehulpmiddelen, onderzoek en documenten meenemen. Microsoft 8 Surface (2 pond) begint rond $ 900 maar werkt Windows 8 Professional- software en heeft geen beperkingen op software. Voordat u byte-hogging-programma's aan een apparaat toevoegt, moet u er natuurlijk voor zorgen dat het voldoende verwerkingssnelheid en opslagcapaciteit heeft. SUCCES technologie-expert Tim Gideon raadt aan om PCMag.com, TheVerge.com en CNET.com te raadplegen voor productbegeleiding.

communicatie

Van bellen tot berichten sturen tot vergaderen, technologie houdt virtuele kantoren verbonden.

Een deel van het dagelijkse leven in de toekomst van scifi, slokte videogesprekken de hoofdstroom binnen met weinig fanfare. Skype biedt videoconferenties, waarbij virtuele collega's face-to-face (maar mijlen afstand) bezoeken, elkaars computerdesktops bekijken en de sessies opnemen voor toekomstig gebruik. Werknemers waarderen ook de instant messaging, waarmee ze snel kunnen communiceren over alles, van projecthulp tot statusupdates.

Computer-naar-computer Skyping is gratis. Upgrades, zoals videochatten met een vaste lijn of mobiele telefoon vanaf uw computer, zijn $ 2, 99 tot $ 13, 99 per maand.

De sterke punten van Skype zijn telefoongesprekken en eenvoudige groepsconferenties. Overweeg GoToMeeting ($ 49 / maand voor maximaal 25 deelnemers) voor zwaarder tillen, MeetingBurner (gratis tot $ 99, 95 / maand) en WebEx (gratis tot $ 89 / maand). Met deze robuuste programma's kunnen muis- en toetsenborduitwisseling gegevens op elkaars computers wijzigen, wat handig is voor demonstraties en het maken van webinars. Controleer de beoordelingen op CNET.com, PCMag.com en TheVerge.com om u te helpen beslissen.

Yammer is een desktopservice die het prikbord op kantoor vervangt. Zie het als een privé-hub voor sociale media waar werknemers updates kunnen plaatsen over hun verblijfplaats ("Onsite bij de klant" of "Bij de dokter tot de middag, zal later reageren"). Teamleden gebruiken het om samen te werken en ideeën uit te wisselen - of gewoon nieuws uit te wisselen met officemates, net als een privé Twitter- of Facebook-uitwisseling.

Basic Yammer is gratis; het is $ 8 / maand per gebruiker voor een pakket waarmee medewerkers naadloos kunnen samenwerken, communiceren en toegang hebben tot bedrijfsinformatie, ongeacht de locatie.

Het gratis Google Voice- service kan door het bedrijf uitgegeven mobiele telefoons vervangen, zegt Strom. Google Voice geeft een telefoonnummer uit en oproepen ernaar kunnen naar andere lijnen worden doorgestuurd als dat nodig is en op gemakkelijk veranderde tijden. Als werknemers bijvoorbeeld overdag de telefoondekking roteren, kan een Google Voice-nummer worden geprogrammeerd om op de persoonlijke telefoons van verschillende werknemers te bellen zoals gepland. "Medewerkers hoeven geen persoonlijke telefoonnummers door te geven en u hoeft geen gecompliceerde doorstuurregels te gebruiken", zegt Strom. Voicemail gaat naar één locatie.

Cloudopslag en samenwerking

Google Documenten, Dropbox, Microsoft Office 365, Box.com, Apple's iCloud en SkyDrive zijn opties voor het delen van documenten en opslag in de cloud, wat betekent dat gegevens zich op externe, niet lokale, servers bevinden. De kern is dat grote bestanden (spreadsheets, afbeeldingen, alles) naar één locatie kunnen worden gesleept en neergezet waar collega's, klanten of leveranciers kunnen bekijken, bewerken en / of opslaan. Bestanden zijn altijd en overal toegankelijk, op elk apparaat, voor ontvangers aan wie toegang is verleend. Meerdere mensen kunnen één document tegelijkertijd bekijken. "U kunt grote bestanden snel en gemakkelijk delen en u hoeft zich geen zorgen te maken over back-ups", zegt Strom.

Google Documenten is gratis. Dropbox is gratis voor de eerste 18 gigabytes per maand gebruikte opslag, maar veel slimme mensen betalen graag voor ether-onroerend goed - $ 9, 99 tot $ 49, 99 / maand tot $ 499 / jaar (voor meerdere gebruikers) tot 500 GB. Microsoft Office 365 kost $ 6 / maand per werknemer (maximaal 25 personen). Box.com is gratis voor basispakketten voor particulieren; het is $ 15 en meer per gebruiker per maand voor groepen van drie of meer mensen die meer dan 50 GB opslagruimte per maand gebruiken. Apple's iCloud is gratis voor maximaal 5 GB, daarna $ 20 tot $ 100 per jaar, afhankelijk van de capaciteit. SkyDrive is gratis voor maximaal 7 GB en $ 10 tot $ 50 per jaar voor meer opslag.

In het begin kun je waarschijnlijk rondkomen met de freebies, maar afhankelijk van het type of de grootte van je bedrijf heb je misschien meer opslag nodig of een geavanceerdere samenwerkingstool. (Lesonsky's bedrijf met drie personen maakt gebruik van gratis en betaalde Microsoft Office 365-services.)

Project management

Online projectbeheersystemen zijn cruciaal voor virtuele samenwerking. Programma's omvatten Clarizen ($ 24, 95 / maand per gebruiker), Zoho Projects (gratis tot $ 35 / maand per gebruiker) en Basecamp ($ 1 tot $ 5 / dag per gebruiker). Alle drie helpen bij het plannen en bij het delen, organiseren en wijzigen van documenten; ze bieden gratis testritten aan.

Om georganiseerd te blijven, gebruikt Natalie Harper uit Alberta, Canada, Harper PR Asana (gratis voor maximaal 30 leden, vervolgens $ 100 / maand tot $ 800 / maand). De gestroomlijnde organisatie van de takenlijst "zorgt ervoor dat ik de bal niet laat vallen … Ik heb onlangs mijn eerste werknemer aangenomen, die ook vanuit huis werkt. Ik heb haar toegevoegd aan Asana, zodat we op elk moment met bijna een dozijn projecten kunnen samenwerken en aan de slag kunnen. ”

boekhouding

Verbeter boekhoudkundige efficiëntie met een cloudgebaseerd systeem. "Nu ik FreshBooks (gratis tot $ 39, 95 / maand) gebruik voor mijn tijdregistratie, boekhouding en facturering, kan ik alles gemakkelijk online doen", zegt Harper.

Andere cloudgebaseerde kostenbeheersprogramma's zijn ExpenseCloud (gratis tot $ 399 / maand), ExpenseWatch (begint bij $ 16 / maand per gebruiker), Invoicera ($ 19, 95 - $ 99, 95 / maand) en Sage One ($ 29 / maand). Met de laatste twee kunt u ook betalingen factureren en volgen.

Emma Johnson en Rieva Lesonsky zijn SUCCESS- bijdragende editors. Johnson schreef "Win de SEO Game" in april en creëert de afdeling "How To" in elk nummer. Lesonsky, CEO van GrowBiz Media en SmallBizDaily.com, behandelde in mei de verkoop- en marketingtools.