7 manieren om 25 uur per week extra vrij te maken

Dit is iets dat ik al mijn klanten van CEO vraag om te doen:

1. Kies je drukste dag van de week. ( Voor de meeste is dat maandag. )
2. Noteer alles wat u die dag doet - per minuut - op één vel papier. ( Als je drie minuten een muffin at en 17 minuten buiten naar een duif keek, schrijf het dan op. )
3. Fax me een kopie van die uitsplitsing van minuut tot minuut en laten we chatten.

Ik heb gewerkt met honderden CEO's van over de hele wereld, en weet je wat ze allemaal gemeen hebben als ze deze oefening voltooien? Op hun drukste dagen op kantoor besteden ze maar liefst 50 procent van hun dag aan e-mail!

Ik was geschokt toen ik dit patroon voor het eerst opmerkte. We hebben het over zeer bekwame, goed opgeleide leiders die het grootste deel van hun tijd besteden aan e-mailen ( een vaardigheid op laag niveau ) op de dagen dat hun unieke vaardigheden het meest nodig zijn.

Over inefficiënt gesproken.

Hoewel het een verrassende trend is, geloofde ik niet echt dat het een epidemie was totdat ik een recent onderzoek van Reuters las dat zei dat de gemiddelde werknemer maar liefst 6, 3 uur PER DAG per e-mail besteedt.

Dit is een serieus probleem.

Te veel mensen werken langer en langer, ze praten erover tot " Wat er nodig is om succesvol te zijn", niet wetende dat ze tot 6, 3 uur PER DAG besteden aan een taak die niet langer dan een uur zou moeten duren.

Dat is minstens 25 uur per week die je terug in je leven zou kunnen hebben ( om met familie door te brengen, een hobby na te streven, wat dan ook ) als je maar aan je e-mailgewoonten kon komen.

Het goede nieuws is dat het kan.

Hier zijn zeven eenvoudige tijdbesparende hacks die u nu kunt gebruiken om uw e-mailtijd morgen om deze tijd in tweeën te halveren:

Tijdbesparende Hack # 1: Geen lange e-mailketens meer.

Wanneer uw e-mailketen meer dan vijf keer heen en weer reageert, is het tijd om de telefoon op te nemen.

Natuurlijk is het misschien gemakkelijker om een ​​snel antwoord te typen, maar waar je rekening mee houdt, is de tijdverspilling die je wacht op het wachten van de andere partij om te antwoorden. Wachten op een reactie veroorzaakt een proces in onze hersenen dat een open lus wordt genoemd . We willen het antwoord op ons onderzoek weten, zodat we de cirkel kunnen sluiten .

Maar omdat het antwoord zo lang duurt, gaan we ergens anders zoeken. Facebook. Twitter. YouTube. Waar dan ook. Onze hersenen snakken naar de conclusie; het internet doet zich voor het te verstrekken.

Twintig minuten later en we wachten nog steeds, er is niets bereikt.

Pak in plaats daarvan de telefoon, praat snel, sluit de lus en ga verder.

Tijdbesparende hack # 2: e-mail tijdens trage uren.

Dit is de truc: stuur geen e-mail als je weet dat mensen je meteen terug e-mailen. Stuur in plaats daarvan uw e-mail op een tijdstip dat u weet dat u niet in de verleiding komt om op een antwoord te wachten.

Zie de bovenstaande Tijdbesparende Hack als u onmiddellijk een reactie nodig hebt.

Tijdbesparende Hack # 3: Eigenlijk e-mail wanneer u "e-mailt".

Het is niet zo dat e-mail inefficiënt is; het is ons inefficiënte en verspillende gebruik ervan. Stuur een e-mail wanneer je in je e-mail zit.

Bekijk geen YouTube-video's in een afzonderlijke browser terwijl u een e-mailreactie schrijft. Chat niet op Skype terwijl u een bestand verzendt. E-mail.

Stap in, doe wat je moet doen, stap uit en ga verder.

Tijdbesparende hack # 4: gebruik standaardantwoorden.

Als u dezelfde e-mail binnen een week meer dan eens verzendt, moet u vooraf geschreven standaardantwoorden gebruiken.

Weet u niet zeker of standaardantwoorden in uw situatie werken? Probeer het 30 dagen. U zult verrast zijn over de resultaten.

Tijdbesparende hack # 5: de 2 minuten-regel.

Tijd jezelf voor drie dagen e-mails schrijven. Je zult verrast zijn door twee dingen:

1. Twee minuten is eigenlijk een lange tijd.
2. Je schrijft veel te veel e-mails langer dan twee minuten.

Wat doe je als je e-mail langer dan twee minuten duurt? Je hebt het geraden. Pak die telefoon.

Tijdbesparende hack # 6: gebruik automatische respons-e-mails om mensen te vertellen dat u bezig bent.

Voor de meesten is de grootste afleiding met e-mail niet wat u verzendt, maar wie uw inbox blijft vullen met verzoeken.

De snelste manier om deze tijdversnellers in te korten, is door een e-mail met automatische reactie in te stellen die zoiets zegt:

U zult merken dat de meeste mensen die een dergelijke e-mail van u ontvangen, snel zullen leren uw tijd te respecteren, en het aanbieden van contactalternatieven betekent dat ze nog steeds krijgen wat ze willen en u daardoor meer tijdvrijheid krijgt.

Tijdbesparende hack # 7: ontvang een virtuele assistent.

Te veel mensen hebben last van 'angst voor de inbox', waardoor ze moeten controleren, opnieuw controleren en vervolgens opnieuw controleren om te zien in welke toestand hun inbox zich bevindt.

De oplossing is om iemand anders in te huren om u er zorgen over te maken, zodat u de tijd kunt verdelen die u onnodig besteedt aan controleren.

E-mail parsing is een van de meest populaire vacatures op sites zoals Upwork, en daar is een goede reden voor. Het inhuren van iemand voor slechts een paar dollar per uur om je e-mails te sorteren, te organiseren en zelfs te plannen, geeft je de gemoedsrust die je nodig hebt om productief te zijn.

Pro-tip: train je assistent om e-mails op laag niveau te herkennen en erop te reageren, waardoor je nog meer tijd vrijmaakt.

Deze strategieën zijn eenvoudig, maar ze werken. In het begin heb je misschien moeite om consistent te blijven, maar geef niet op.

Bouw de gewoonten op. Bespaar tijd. Geef jezelf 25 uur per week extra.