12 technieken voor tijdbeheer om u te helpen het beste uit uw 24 uur te halen

We hebben allemaal moeite gedaan om onze tijd op een of ander punt beter te beheren. Dus als je je momenteel verspreid voelt, weet dan dat je niet alleen bent. Het goede nieuws is dat tijdmanagementtechnieken kunnen worden geleerd, zolang u begrijpt waarom u iets doet en vervolgens oefent totdat het goede idee een gewoonte wordt.

Om erachter te komen welke benaderingen de moeite van het volgen waard zijn, hebben we de leden van de Young Entrepreneur Council gevraagd om de technieken voor tijdbeheer die ze gebruiken om het beste uit hun 24 uur te halen, te delen. Wat zie je jezelf gebruiken?

1. Compartimenteer projecten.

Schakelen tussen soorten taken is mentaal zwaar. Bundel in plaats daarvan gerelateerde projecten samen en pak ze allemaal tegelijk aan. Begin bijvoorbeeld uw dag met het aangaan van uitdagingen op het gebied van klantenservice. Ga vervolgens naar marketingcampagnes. Bekijk daarna nieuwe productmogelijkheden. Dit maakt het eenvoudiger om taken af te ronden als je niet elke dag tientallen keren mentaal heen en weer hoeft te schakelen.

2. Volg uw tijd.

Tijd bijhouden is als een budget voor geld. Het laat me zien wat ik gedachteloos deed in termen van het niet op de beste manier gebruiken van tijd en waar ik onmiddellijk verbeteringen kon aanbrengen. Ik gebruik een time-tracker-app, die me helpt te bepalen wat ik elke minuut van de werkdag doe.

3. Ontwikkel een code voor wanneer u bezig bent.

We zitten allemaal in een situatie waarin we weer aan het werk willen, maar we kunnen gesprekken met onze managers niet helemaal beëindigen. Dus ontwikkelden we intern een code die betekent: "Raak alsjeblieft niet beledigd, maar ik moet deze taak echt aanpakken."

4. Eet die kikker.

De uitdrukking "eet die kikker" werd populair gemaakt door auteur Brian Tracy. Het is eigenlijk een tijdmanagementtechniek die zegt dat je 's ochtends als eerste de moeilijkste en belangrijkste taak op je takenlijst moet aanpakken. Het afstrepen van het moeilijkste en hoogste prioriteitspunt voordat ik iets anders deed, heeft me de hele dag productiever gemaakt.

5. Schema voor afleidingen.

Mensen in het algemeen kunnen afleiden. Als iemand zegt dat ze twee minuten van je tijd willen, is het bijna nooit twee minuten! Als ik geen tijd heb om iemand ter plekke gedurende 10-15 minuten te ontmoeten, heb ik meestal een tijdschema bij me. Het is het beste om uw dag te beheren met voldoende speelruimte, zodat u ten minste één tot twee dingen kunt bereiken die u wilt doen.

6. Focus op één ding.

Mijn tijdbeheer veranderde toen ik me op 'één ding' begon te concentreren. Aan het begin van de dag concentreer ik me op de belangrijkste taak die moet worden uitgevoerd. Ik laat geen andere problemen in mijn schema binnensluipen totdat die taak is voltooid. Zodra het is gebeurd, ga ik door naar de volgende belangrijkste taak, enzovoort. Dit elimineert de wens om te multitasken en, op zijn beurt, jezelf te dun te verspreiden.

7. Beantwoord e-mail twee keer per dag.

Niet iedereen is in staat dit te doen, maar ik heb het wonderen zien doen voor degenen die een beetje te vaak op de trigger van hun e-mail zijn. Het is vrij simpel. U reserveert twee verschillende tijden gedurende de dag om e-mail te beantwoorden: eenmaal aan het begin, de tweede aan het einde. Alles daartussenin wordt vermeden tenzij het een noodgeval is - maar op dat moment zou iemand je moeten bellen.

8. Meer delegeren.

Ik heb uit mijn ervaring geleerd dat de takenlijst van de ondernemer nooit zal eindigen. Je kunt prioriteiten stellen voor je taken, je richten op belangrijkere dingen of de tijd instellen voor iets specifieks, maar uiteindelijk moeten de dingen gewoon worden gedaan. Tenzij je een manier vindt om jezelf te klonen, moet je vertrouwen ontwikkelen voor andere mensen die die taken beter, sneller en goedkoper kunnen uitvoeren dan jij.

9. Gebruik productiviteits-apps.

Met zoveel geweldige productiviteits-apps op de markt, is het compleet veranderd hoe ik mijn tijd ten goede beheer. U hoeft niet langer te gaan zitten en uw agenda voor de week te plannen, omdat productiviteitsapps het gemakkelijk maken om herinneringen in te stellen, op koers te blijven en dingen gedaan te krijgen. Bovendien kun je met veel van hen terugkijken en alles zien wat je hebt bereikt, wat de motivatie nog meer verhoogt.

10. Verminder onderbrekingen.

Hoe minder keer je wordt onderbroken, hoe productiever je zult zijn. Let op de dingen die u storen - misschien moet u uw smartphone opbergen of uw e-mail afsluiten terwijl u aan belangrijke taken werkt. Een gebroken stroom kan de voortgang echt belemmeren. Door te herkennen wat uw concentratie breekt, kunt u uw productiviteit verhogen.

11. Gebruik de Pomodoro-techniek.

Ik heb een paar jaar geleden geleerd over de Pomodoro-techniek bij het onderzoeken van oplossingen voor dit exacte probleem en ik ben enorm onder de indruk van de resultaten. Het idee erachter is om 25 minuten tijd toe te wijzen waarin je je maar op één taak concentreert. Neem na elke brok een korte pauze voordat u verdergaat. Ik heb meer werk gedaan in vier "Pomodoros" dan sommige volledige werkdagen!

12. Plan vooruit om u te concentreren op prioriteiten.

Ik eindig mijn dag altijd door de volgende dag te plannen en ik eindig de week altijd door de volgende week te plannen. Dit stelt me in staat om me te concentreren op topprioriteiten zodra ik mijn dag begin zonder me te herinneren wat belangrijk is of me zorgen te maken over iets dat me ontspoort.