Wie heeft er een kantoor nodig?

Wie moet er trouwens naar een vergadering reizen? Virtuele hulpmiddelen en bronnen kunnen u helpen bij het inhuren, beheren van projecten, samenwerken met verre teamleden - en zelfs het gevoel geven dat u echt een kantoor hebt.

Scott Gerber werkt net zo comfortabel thuis, in coffeeshops of in gedeelde werkruimtes. Maar vijf of zes jaar geleden, toen hij zijn korte-videoproductiebedrijf, Sizzle It! Begon, dacht hij dat hij de geloofwaardigheid van een adres in Madison Avenue nodig had om klanten van topklasse aan te trekken. Dus betaalde hij $ 300 per jaar om er een te lenen van ManhattanVirtualOffice.com. Dat besluit heeft zijn vruchten afgeworpen - hij heeft hem $ 100.000 aan huur bespaard en uiteindelijk klanten helpen aantrekken die nu Procter & Gamble en The Gap omvatten.

Gerber, 27, nu een serieel ondernemer en auteur van Never Get a "Real" Job, gepubliceerd in 2010, is een evangelist voor ondernemerschap geworden, met name voor vindingrijke jonge doorzetters die misschien niet voor het leven als hokbewoners worden uitgesneden. Hij heeft zelfs een non-profit opgericht voor Gen Y-ondernemers, YoungEntrepreneurCouncil.com (YEC). Als zodanig is hij altijd op zoek naar nieuwe manieren, middelen en hulpmiddelen om een ​​concurrentievoordeel te behalen.

“Ondernemers moeten ervoor zorgen dat ze op de hoogte zijn van de nieuwste tools en SaaS-bronnen. Je weet nooit wanneer een service van $ 20 per maand je duizenden kan besparen en je kan helpen opschalen - allemaal zonder dat een klant wijzer wordt ', zegt hij. “Virtuele hulpmiddelen zijn van vitaal belang voor jonge ondernemers. Ze stellen bedrijfseigenaren in staat om binnen enkele minuten systemen, automatisering en infrastructuur te creëren, terwijl ze tegelijkertijd in staat zijn om geloofwaardigheid op te bouwen en op een hoger niveau te concurreren. ”

Het vinden van de juiste virtuele tools voor een startup is essentieel. Soms is de enige haalbare manier van handelen een proces van vallen en opstaan ​​om te bepalen wat het beste werkt voor elke ondernemer.

SUCCESS zocht de mening van enkele jonge ondernemers over wat de beste tools in hun ondernemende toolboxen blijken te zijn. Onder de respondenten waren leden van de Ondernemersorganisatie, een wereldwijd netwerk dat ook het Global Student Entrepreneur Awards-programma beheert voor hogeschoolstudenten die een bedrijf bezitten en leiden terwijl ze een hogeschool of universiteit bezoeken (toegekend in november). We hebben Gerber ook gevraagd contact op te nemen met YEC-leden voor hun inbreng.

Enkele veel voorkomende favorieten zijn Google-apps, Grasshopper, Skype en Dropbox. En we kregen ook enkele onverwachte opmerkingen, zoals deze van Cliff Michaels, voormalige president van EO Los Angeles: “Als je visueel en tactiel bent, wat ik ook ben, is er niets beters dan een goed ouderwets notitieblok - op je bureaublad of fysiek bureau. Als je eenmaal te veel lagen in een softwaretool moet stoppen, is het een tijd- en focusmoordenaar. Oude school, schat! '

Hier zijn meer tips van ondernemers:

- "Virtueel betekent niet alleen: of u nu op kantoor, thuis, in een koffiebar of op het strand werkt, mensen zijn uw meest waardevolle bezit", zegt Natalie MacNeil van Imaginarius. Ze beveelt Elance.com aan als een virtuele personeelsafdeling voor het aannemen en beheren van mensen. "Gebruik het om uw logo-ontwerper, website-ontwikkelaar, virtuele assistent en andere mensen te vinden die u kunnen helpen een succesvol virtueel bedrijf op te bouwen."

-Voor projectmanagement zegt Devesh Dwivedi van BreakingThe9to5Jail.com: “Ik ben dol op BaseCamp. Het heeft ons 100 procent virtueel gemaakt. Het heeft alle mogelijke functies voor projectbeheer en andere producten uit de Suite van 37signals. Het is goedkoop en gemakkelijk te gebruiken, want zodra u zich hebt geabonneerd, kan iedereen, bijvoorbeeld uw klanten, leveranciers en werknemers, eenvoudig deelnemen via internet zonder … downloaden of aanmelden. "

-Matt Mickiewicz van 99designs beveelt aan gebruik te maken van abonnementsservices. “Het is goedkoper en eenvoudiger om een ​​virtueel kantoor te maken dan ooit tevoren. Begin met het verkrijgen van een mailbox bij een lokale UPS, stel een gratis telefoonnummer in via Grasshopper.com, registreer een professionele domeinnaam op NameCheap.com en ontvang visitekaartjes en marketingmateriaal van Vistaprint of PrintingForLess.com. ”

- Houd het simpel, zegt Kent Healy van DontGetBurnedBlog.com. “Sommige webservices die ik voorstel zijn GoToMyPC voor internationale toegang tot één basis harde schijf, en Evernote voor papierloos document- en beeldbeheer. Meer functies zijn niet altijd beter. "

-Als u online een online faxservice gebruikt, kunt u wat geld besparen, zegt Ashley Bodi van Business Pas op. “Je hebt geen printer, toner of inkt nodig, en het maakt het gemakkelijk om over te zetten als je beweegt in plaats van elke keer een nieuwe lijn in te stellen. Ik raad Grasshopper of eVoice aan om uw kleine bedrijf te helpen mobiel en onderweg te blijven. Beide services zijn geweldig en helpen je met alles wat je nodig hebt. ”

-Kris Ruby van Ruby Media Group LLC is een voorstander van virtuele kantoren. "Als u een beperkt budget hebt, kunt u gebruikmaken van services zoals Stark Office Suites of Regus, zodat uw overheadkosten tot een minimum beperkt blijven", zegt ze. "Ik kon intrekken en meteen aan de slag gaan zonder me zorgen te maken over internet of telefoons, en ik heb zelfs een receptioniste die oproepen voor mij beantwoordt."

-Eric Bahn van Beat the GMAT beveelt oDesk.com aan om low-cost engineeringtalent in te huren als u een webgebaseerd bedrijf opbouwt. “ODesk is een directory van internationale aannemers. Neem de tijd om de ingenieurs te interviewen en te raadplegen met hoge beoordelingen en veel vastgelegde contracturen - het is een goede filter om aanvankelijk goed talent te vinden. ”

-Elizabeth Saunders van Real Life E® biedt een wijs advies: “Verminderen, hergebruiken en recyclen: bijvoorbeeld uw huidige software, e-mailprovider, telefoonservice en kantoorapparatuur zijn misschien wel het meeste, zo niet alles, van wat u nodig hebt begin. U kunt ook beginnen met gratis webservices zoals ZOHO CRM en upgraden nadat uw bedrijf het geld heeft verdiend om te betalen voor nieuwe aankopen. "

-Cliff Michaels, de voormalige president van EO Los Angeles, beveelt HootSuite aan als een simpele klik om berichten op Facebook, Twitter en andere sociale media te pushen. Zijn favoriete gratis software is Pandora voor directe toegang tot muziek. Zijn grootste fouten met virtuele tools zijn onder meer webgebaseerde sjablonen, die volgens hem vaak niet flexibel zijn. “Ook het proberen om gecompliceerde tools toe te voegen, zoals zwaar klantrelatiebeheer, leidt tot een einde aan focus en tijdbeheer. Eenvoudiger is het beste: de meeste CRM-tools zijn bijvoorbeeld overladen met nooit gebruikte toegangsfuncties en ze proberen je vast te houden aan hun contracten, waardoor het moeilijk wordt om over te schakelen. "

-Connor Hood of The Site Slinger houdt van RescueTime voor timemanagement en hij geeft nog een advies: “Loop niet in de val door te veel dingen te proberen en de belangrijke niet optimaal te benutten. Alleen omdat het 'cool' en 'nieuw' is, wil nog niet zeggen dat je het voor je bedrijf moet gebruiken. '