Doe meer sneller!

Je hebt de klaagzang gehoord: er zijn gewoon niet genoeg uren op de dag. Misschien voel je je zo. In plaats van je hersenen en je zenuwen nog langer te laten werken, zeggen productiviteitsprofessionals en onderzoekers dat je stappen kunt nemen om efficiënter te worden in de tijd die je besteedt aan taken, professioneel of persoonlijk. Hier zijn er een aantal.

Ruim de rommel op. Veel mensen zijn ongeorganiseerd, overspoeld met rommel, zegt Peggy Duncan, een in Atlanta gevestigde persoonlijke productiviteitsexpert, coach en auteur. “Ze kunnen niet vinden wat ze nodig hebben, vooral op hun computers. Mensen doen jarenlang dingen zonder te kijken hoe ze het doen. '

Ze instrueert klanten om te evalueren hoe ze hun tijd doorbrengen door een tijdlogboek bij te houden gedurende enkele dagen waarin ze vastleggen wat ze gedurende de dag doen, het belang van elke taak en welke onderbrekingen hen belemmerden.

"Dan heb je een duidelijk beeld van al je tijdverspilling." Zegt Duncan. Als je dat eenmaal hebt gedaan, voegt ze eraan toe, kun je duidelijker denken en prioriteiten stellen aan de taken die eerst moeten worden uitgevoerd.

Ga uit je hoofd. Visionairs en ondernemers hebben vaak een groots idee, maar geen blauwdruk om het waar te maken, zegt David Allen, auteur van de bestseller Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

en een in Californië gevestigde productiviteitsexpert. Het probleem: “De meeste mensen splitsen het niet uit op de volgende fysieke actie die ze moeten ondernemen. Voor het grootste deel lopen mensen zichzelf ver voor.

"De meeste mensen hebben geen idee hoe ze zich moeten oriënteren, " gaat Allen verder. “Je brein probeert te multitasken en kan het gewoon niet. Als je dingen gewoon in je hoofd houdt, word je gedreven door het nieuwste of luidste in je hoofd. Bepaal wat de uitkomst is die u nastreeft. Wat is de volgende actie die u moet nemen om de naald daar naartoe te verplaatsen? 'En dan de volgende en de volgende totdat u een kaart in de richting van uw doel hebt.

Maak een checklist. We stellen vaak iets uit dat vooral ontmoedigend is. Nogmaals, stel een lijst met stappen samen die u nodig hebt om de taak te voltooien - maar om uzelf te motiveren, kruist u elke stap af terwijl u het doet, zelfs al is het maar een klein ding om u vooruit te helpen, zegt Duncan. Met elk item aangevinkt, wordt de taak kleiner en beter beheersbaar.

"Je beste dagen zijn dagen waarop je een klein beetje dingen voor elkaar krijgt die van invloed zijn op grotere dingen, " voegt Allen toe.

Ontwikkel een toolbox. "Al het werk dat ik moet doen, alle verplichtingen die ik heb, ik heb het extern gemaakt, zodat ik er snel naar kan kijken en kan beslissen of ik er een wil doen, " zegt Allen. Allen maakt gebruik van alles, van aantekeningen maken en een fysieke in-basket bewaren tot digitale hulpmiddelen zoals Talking Alarm Clock om dit te voorkomen. Hij beveelt klanten aan te experimenteren met verschillende digitale hulpmiddelen zoals Microsoft Outlook, IBM Notes en iPhone-herinneringen, om er maar een paar te noemen.

Beoordeel de voor- en nadelen. De meesten van ons hebben tussen de 30 en 100 projecten die we op elk moment moeten aanpakken, zegt Allen, van het alledaagse tot het momentane. Dit, legt hij uit, zijn dingen die meer dan één stap vereisen om af te ronden, of u nu winkelt voor autoverzekeringen of kosten verlaagt in uw bedrijf.

“Een belangrijk ding voor iedereen om zichzelf af te vragen is: wat is de waarde als ik dit voor elkaar krijg, en wat is het risico als ik dat niet doe? "Zegt Allen. “Dat helpt mensen om hun hoofd opnieuw in te richten. Ik haat het om mijn belastingen te doen. Super goed. Als ik dat niet doe, wat gaat er dan gebeuren? '

Gooi de afleidingen weg. Misschien denk je dat je een meester bent in multitasking, immuun voor afleiding. De kansen zijn verkeerd. Veel onderzoek laat zien dat we meer bereiken door minder te doen. Onderzoekers van Stanford University ondergingen bijvoorbeeld 100 studenten door een reeks van drie multitasking-tests en concludeerden dat de zware multitaskers minder presteerden dan de lichte multitaskers. De eerste waren "sukkels voor irrelevantie", zei een van de onderzoekers. "Alles leidt hen af."

Als uw computer u hoorbaar maakt bij elke nieuwe e-mail, schakelt u het geluid uit, adviseert Duncan. Zet je mobiel stil. “Mensen hebben deze 911 noodmentaliteit. Dan worden ze afgeleid en gaan ze iets anders tegen. Concentreer u op één ding en maak het af of kom op een goed stoppunt ”voordat u e-mails, sociale media en voicemails leest, zegt ze.

Minder is meer. Hoogleraar psychologie aan de Florida State University, K. Anders Ericsson en collega-academici, hebben muzikanten, acteurs, atleten en schaakspelers bestudeerd en vastgesteld dat werken in zeer gerichte segmenten van 90 minuten, gevolgd door substantiële pauzes, verminderde mentale uitputting en maximale productiviteit. Ook, "elite artiesten" in verschillende velden brengen meestal niet meer dan vier tot vijf uur per dag door op hun gekozen veld, volgens Ericsson.

"Wanneer mensen deskundige uitvoerders zijn, lijken ze zich volledig te concentreren op de noodzaak om zich te concentreren, " zegt Ericsson. “Je moet jezelf tempo maken. Er is hier behoefte aan in principe een kans om te ontspannen. ”Met andere woorden, vermijd burn-out.

Dit is een van de uitgangspunten bij The Energy Project, een adviesbureau opgericht door auteur en oud-journalist Tony Schwartz, wiens klanten Google, Coca-Cola en de politie van Los Angeles hebben gehad. "Het is niet de bedoeling dat we langdurig met hoge snelheden werken, " stelt het bedrijf.

Wees gerustgesteld. Hoe georganiseerd u ook bent, uw inspanningen om productiever te zijn kunnen voor niets zijn als u voortdurend vermoeid bent. Velen van ons zijn dat. Een onderzoek uit 2011, uitgevoerd door onderzoekers van Harvard Medical School en anderen, schatte dat slapeloosheid een jaarlijkse belasting van $ 63 miljard is voor de Amerikaanse economie vanwege productiviteitsverlies.

En een studie door Boston's Brigham en Women's Hospital toonde aan dat deelnemers die beperkt waren tot gemiddeld 5, 6 uur slaap per nacht meer tijd nodig hadden om taken uit te voeren zoals het snel en accuraat vinden van informatie op computerschermen dan wanneer ze voldoende slaap hadden. Hun snelheid nam geleidelijk af met elke opeenvolgende week van vermoeidheid.

Slaapbehoeften variëren, maar de meeste volwassenen hebben zeven tot negen uur nodig, volgens de National Sleep Foundation. Het is ideaal om 's nachts voldoende te slapen, maar slapen is een andere manier om slaaptekorten te verminderen. Talrijke studies hebben aangetoond dat dutten het geheugen, het leren en creatief denken verbetert.

Slaapdeskundigen zeggen dat een dutje van 20 tot 30 minuten ideaal is. Een onderzoek onder luchtverkeersleiders wees uit dat degenen die gemiddeld 18 minuten sliepen tijdens een dutjesessie van 40 minuten het beste presteerden op tests die waakzaamheid en reactietijd meten. Ander onderzoek toont aan dat langere dutjes nog meer voordelen opleveren. Maar lange siësta's zijn vaak niet haalbaar voor drukke mensen, en ze kunnen meer slaperigheid na het slapen produceren en nachtelijke slaap verstoren.

Houd de kamertemperatuur comfortabel om succesvol te dutten. Beperk geluid en lichtfiltering. Slaap niet laat op de dag.

David Allen is een van de voorstanders van een dutje. 'Ik ga een dutje doen nadat ik met je heb gesproken. Het is beter dan een kopje koffie. "