7 tips om de juiste professional op het werk te zijn

Een paar minuten in mijn ochtend woon-werkverkeer, keek ik op uit mijn boek en kreunde innerlijk. Toen ik over het water naar de skyline van Seattle had moeten kijken, liep ik door een onbekende zijstraat naar een buurt die nergens dichtbij mijn kantoor in de binnenstad lag.

Ik haalde mijn telefoon tevoorschijn om mijn baas een snelle e-mail te sturen: “Goedemorgen, ik wilde je gewoon laten weten dat ik over een paar minuten te laat ben. Busproblemen! 'Ze schoot opgewekt terug:' Geen probleem, tot snel! 'Ik stuurde mijn collega vervolgens een sms met een paar keuzewoorden en emoji's over mijn onvermogen om het openbaar vervoer onder de knie te krijgen.

Na bijna een jaar in mijn huidige baan, weet ik dat het gebruikelijk is om een ​​bericht te verzenden als je aanzienlijk later dan normaal aankomt, als een hoffelijkheid. En hoewel mijn baas en ik zeer vriendelijke voorwaarden hebben, is een snelle e-mail geschikter dan sms'en. Maar ik heb vrienden die er niet twee keer over zouden nadenken om hun baas een sms, emoji's en zo te sturen, of in de eerste plaats geen update zouden hebben gestuurd omdat dat in hun kantoor als overdreven zou worden beschouwd.

Geen enkele bedrijfscultuur is hetzelfde, en het is niet altijd eenvoudig om erachter te komen wat "professioneel" betekent voor uw kantoor, of zelfs alleen uw directe team. Het zal natuurlijk ook verschillen, afhankelijk van je vakgebied (mijn interne e-mails beladen met Full House- gifs zouden waarschijnlijk niet naar het advocatenkantoor van mijn beste vriend vliegen).

Het kostte me een paar weken van zorgvuldige observatie om de grond van mijn nieuwe baan te vinden, van wat mijn nieuwe collega's droegen tot of ze lunchten of aan hun bureaus aten. Ik nam mentale aantekeningen (meer trendy jeans dan traditionele zakelijke vrijetijdskleding; hetzelfde gold voor uitgaan versus werken tijdens de lunch). Dit leek ook van toepassing te zijn op de communicatiestijl, die neigde naar casual in plaats van overdreven formeel.

Ik heb met name nota genomen van de e-mails die ik ontving, omdat er tegenwoordig zoiets bestaat als "te professioneel". Hoewel er nog steeds een tijd en plaats is voor formaliteiten, hebben de meeste mensen met wie ik werk een meer "business casual" benadering gekozen communicatie (zowel persoonlijk als achter een computer), waardoor het lijkt alsof u daadwerkelijk met een ander mens communiceert in plaats van met een robot.

Maar het is een geleerde vaardigheid om die perfecte combinatie van knap-maar-volmaakt professional vast te leggen. Gelukkig werk ik toevallig met een paar mensen die het concept lijken te beheersen, en ik heb een paar dingen opgepikt.

De kunst van het e-mailen

Navigeren door de subtiele nuances van e-mail is een kunstvorm; één interpunctie verkeerd en dingen kunnen snel bergafwaarts gaan. Ik heb een hele dag gekweld over een e-mail met vijf regels, mijn vinger zweefde alsof de vrije wereld afhankelijk was van mijn bericht dat perfect werd uitgevoerd.

1. Let op je toon.

Hoewel je niet zoveel over je e-mail zou moeten nadenken, moeten sommigen de toon aangeven waar je voor gaat in je bericht en welk formaliteitsniveau geschikt is. Wanneer ik voor het eerst iemand schrijf, streef ik naar conversatie, laat mijn persoonlijke stem doorkomen met behoud van de basiselementen van formaliteit, zoals een juiste begroeting, interpunctie, spelling, enz. Afhankelijk van de reactie, zal ik mijn correspondentie dienovereenkomstig aanpassen - in mijn ervaring, kan bijpassende toon vaak zorgen voor betere communicatie. (Maar voel niet de noodzaak om uw intellectuele integriteit op te offeren voor iemand die het 'u' wil spellen in plaats van 'u'.)

2. De periode is niet langer neutraal.

Je kunt de kou voelen vanuit het hele kantoor als iemand je een zin stuurt die met een punt wordt afgebroken. Eenmaal niet bedreigend, kan het nu een gezonde dosis snark, strengheid of zelfs agressie overbrengen. Neem een ​​tweede blik op uw volgende bericht om ervoor te zorgen dat die periode uw juiste interpunctie niet onbedoeld dreigend of gespannen maakt.

3. Het is OK om uitroeptekens te gebruiken (spaarzaam).

Uitroeptekens kunnen effectief zijn om enthousiasme uit te drukken (of een anderszins platte e-mail een gevoel van lichtheid te geven) indien gebruikt met terughoudendheid. Ik probeer me te houden aan één per e-mail en ik trek een duidelijke lijn naar emoticons.

4. Je afmelding kan veel zeggen.

Een paar jaar geleden had ik er nog niets aan gedacht, maar vandaag kan het beëindigen van een e-mail met 'Bedankt' per ongeluk aflopen. Ik gebruik meestal "Best" of "All the best" als ik me chique voel. Ik zie 'Met vriendelijke groet' niet al te vaak meer, tenzij het op de aanvraag van een stagiaire staat.

Maar word niet te comfortabel

Of het nu via e-mail of face-to-face is, er zijn nog steeds een paar gebieden waar u nooit "te" professioneel kunt zijn, ongeacht hoe het op uw werkplek is gedefinieerd. Aan het einde van de dag is het nog steeds uw taak, en het kunnen behouden van werkrelaties moet altijd hoog op uw prioriteitenlijst staan.

5. Wees tactvol.

Zelfs als uw kantoor een relaxte sfeer heeft, is het vrij moeilijk om terug te komen van een ongemakkelijk onzinnige of politiek incorrecte opmerking - dus gebruik uw filter. Of het nu in een brainstormsessie is of gewoon kletsen in de pauzekamer, u bevindt zich in een werkomgeving en er is een niveau van professioneel respect geïmpliceerd; je weet nooit wat iemand anders zou kunnen beledigen.

6. Wees constructief.

Als er een probleem is, biedt u een oplossing, gaat u niet alleen door met de negativiteit. Het maakt mensen ongemakkelijk en leidt de aandacht af van het oplossen van het probleem. Vermijd opmerkingen die kunnen afgaan als kleineren of neerbuigend, vooral in groepsinstellingen.

7. Houd je hoofd koel.

Als je een driftbui op je werk krijgt, krijg je meteen een gloeiend neonrecord boven je hoofd met de tekst: 'Kan het niet bij elkaar houden als een volwassene'. Dit omvat klappen laden, rond stampen, luid zuchten en agressief tegen jezelf mompelen. Als je een probleem hebt met iemand of iets, maak dan een wandeling, tel tot 10, of doe wat je moet doen om het niet te verliezen. Als je de behoefte hebt om de bezorgdheid met een superieur aan de orde te stellen, verzamel dan van tevoren je gedachten en ga met een koel hoofd de kamer in.