3 dingen om te doen om dit uw meest efficiënte jaar ooit te maken

Ari Meisel krijgt dingen voor elkaar - en zo efficiënt dat als je geen foto's van hem had gezien (vriendelijke glimlach, slanke lichaamsbouw) je zou kunnen vermoeden dat hij 10 handen had. Hij coacht individuen en groepen over hoe "alles in het leven gemakkelijker te maken" via een systeem dat hij "Minder doen, meer leven" noemt. Hij raadpleegt groenbouwprojecten. Hij ontwikkelt onroerend goed en schrijft boeken. Hij tweet, blogs, spreekt, podcasts. En hij beheert dit allemaal in slechts zes uur op een gemiddelde dag, waardoor hij voldoende tijd heeft om rond te hangen met zijn vrouw en drie jonge kinderen, CrossFit-trainingen te doen en "krachtige maaltijden" zoals eieren, rancheros en sardinesalade op te zetten.

"Het is alsof je altijd in die flow staat, die optimale prestatiestaat, " zei Meisel, die er bovenop alles in is geslaagd om alle symptomen van de ziekte van Crohn te onderdrukken. “Ik heb gewoon het gevoel dat ik controle heb over mijn leven, mijn lichaam en mijn uitkomst. En dat is echt een goed gevoel. ”Het is ook een gevoel dat veel mensen niet erg zouden vinden, natuurlijk - ik ook. Vorige maand, zoals u zich wellicht herinnert, werd ik ontslagen om productiever te zijn. Maar hoe zet ik mijn besluit om in actie? Het antwoord was gladder dan ik had gehoopt, vooral als het ging om het online poëzietijdschrift dat ik bewerk. Dus hier was ik en kreeg een gratis consult bij Mr. Less Doing.

Zou hij mij kunnen helpen - en in het verlengde daarvan u - om van 2015 het meest efficiënte jaar ooit te maken?

Ik was behoorlijk optimistisch over het antwoord. Meisel regelde tenslotte ons interview met ScheduleOnce.com, een dienst die uw agenda's en afspraken synchroniseert - geen langdurige e-mailuitwisseling nodig. En nu sprak hij vanuit zijn auto in Bridgehampton, NY, tegen me en deelde hij belangrijke tips:

Streamline - "Alles wat we doen is een proces - een rekening betalen, een werknemer inhuren of lunchen voor uw kinderen, " zei Meisel. Om een ​​proces snel en soepel af te handelen, moet u het eerst bijsnijden tot de essentie. Vroeger deed hij bijvoorbeeld 27 stappen (bezoek betaalsite, log in, ga naar betaalpagina, etc.). Hij bestudeerde de volgorde, zag taken die overbodig of anderszins zinloos waren en was al snel 22. "Ik optimaliseerde mijn proces met ongeveer 20 procent en gaf mezelf een checklist die heel gemakkelijk te volgen was." Hetzelfde kon me helpen met mijn tijdschrift, zei hij. Waren er stappen die ik kon combineren of snijden? (Later zou ik me realiseren dat het verwerken van de inzending van elke dichter me maar liefst 45 stappen kostte, inclusief lezen, delen met andere editors, herhaaldelijk controleren op feedback van die editors, de inzending drie of vier keer herlezen, wafelend … Ja, ik toegestaan, misschien kunnen een paar van deze stappen worden verwijderd.)

Focus -Meisel zweert bij de Pomodoro Techniek (PomodoroTechnique.com), die gerichte uitbarstingen van werk combineert met korte pauzes. "Het is net als intervaltraining voor je hersenen, " zei hij. De beste lengte voor elk onderdeel is een kwestie van discussie (de website over de techniek beveelt uitbarstingen van 25 minuten en pauzes van vijf minuten aan; een recente studie suggereert dat deze cijfers oplopen tot respectievelijk 52 en 17); het belangrijkste is, zei Meisel, om een ​​alarm te zetten voor je pauzes en het te gehoorzamen. Het hebben van tijdslimieten maakt je meer gefocust, geloven hij en andere voorstanders van Pomodoro; door pauzes te nemen, wordt de informatie waaraan je hebt gewerkt "in een deel van onze hersenen opgenomen waardoor je ze gemakkelijker kunt onthouden" en kun je weer opladen.

"Wat er begint te gebeuren is dat je je taak in die periode wilt afmaken", toegewezen voor een gerichte burst, zei hij. "Je zult er niet op terug willen komen." Ik dacht erover na hoe ik op zaterdag 80 minuten in een coffeeshop werk terwijl mijn dochter op muziekles is. Het is vaak de meest productieve periode die ik de hele week heb. Misschien moet ik ook op andere dagen tijdslimieten proberen.

Automatiseren en delegeren - Om met Meisel te praten is om bij elke beurt de namen van webtools te horen: de immer populaire Evernote (de software en services voor het maken van notities en archiveren); IFTTT (een service waarmee u webapplicaties kunt combineren in geautomatiseerde "recepten"); Wappwolf (die web-apps en services verbindt met Dropbox); Feedly (een nieuws-aggregator-app). En -verrassing! -Meisel heeft extra handen. Fancy Hands, om precies te zijn - een betaalde service waarmee hij kleine klussen kan uitbesteden aan 'virtuele assistenten' die hij waarschijnlijk nooit zal ontmoeten. Dankzij dergelijke tijdwinst heeft hij talloze taken van zijn eigen plaat geschraapt.

De truc, zei hij, is om alles behalve de dingen te delegeren die "alleen jij kunt doen, of beter doen dan alle anderen." Mijn hoofd zwom met banen die ik graag zou willen overdragen aan Fancy Hands. En zelfs als hun prijzen - hoe laag ze ook waren - erg duur waren voor een poëzietijdschrift, had Meisel me aan het denken gezet over werk dat ik kon uitbesteden aan vrijwilligers.

We hebben gedag gezegd. Hij was op zijn volgende efficiënt geplande moment (een familie-uitstapje naar het strand). En ik - gewapend met technieken en apps, en schema's om vrijwilligers in proeflezers te binden - was klaar om me een weg te banen door 2015. Hoewel ik waarschijnlijk de sardinesalade zou overslaan.

Wat is echt flow? over de gerichte, zeer bevredigende staat, plus tips over hoe u die optimale momenten van productiviteit kunt vinden - en daar kunt blijven.