Wilt u meer gedaan krijgen? ken het nee. 1 productiviteitstip

De meest effectieve manier om meer gedaan te krijgen, is minder tijd te besteden, zegt Tony Schwartz, CEO van The Energy Project, een in New York gevestigd bedrijf met een missie om de manier waarop de wereld werkt te veranderen.

"Als je geen ruimte creëert voor vernieuwing en tanken, is het alsof je in een Formule 1-auto rond een circuit rijdt en denkt dat je gaat winnen door de persoon te zijn die het langst en het langst het langst het snelst heeft gereden, " zegt Schwartz: . “Dat geldt niet eens voor een auto. Als je geen strategische pitstops maakt om de leegte van je benzinetank en de slijtage van je banden aan te pakken, ga je de race niet winnen. ”

De auteur van Be Excellent at Anything: The Four Keys to Transforming the Way We Work and Live, Schwartz citeert een groeiend geheel van multidisciplinair onderzoek dat strategische vernieuwing aantoont - inclusief overdag workouts, korte middagslaapjes, langere slaapuren, meer tijd weg van de op kantoor en langere, frequentere vakanties - verhoogt de productiviteit op de werkplek aanzienlijk.

De meer-is-betere, machinegestuurde mantra die door de industriële revolutie is voortgebracht, blijft tegenwoordig in veel organisaties de overhand, zelfs nu computertechnologie het tempo van informatie en functie exponentieel heeft versneld. Maar mensen zijn geen machines die kunnen wegslijpen zonder de energie die ze verbruiken te vernieuwen, legt Schwartz uit.

De mentaliteit veranderen

Schwartz noemt het werk van K. Anders Ericsson van de Florida State University als een spelwisselaar in dit onderwerp. Uit het onderzoek van Ericsson naar hoogwaardige personen, waaronder muzikanten, atleten, acteurs en schakers, bleek dat topspelers meestal oefenen in ononderbroken sessies die niet langer duren dan 90 minuten.

"Om de winst uit langetermijnpraktijken te maximaliseren, moeten individuen uitputting vermijden en de praktijk beperken tot een hoeveelheid waaruit ze dagelijks of wekelijks volledig kunnen herstellen, " concludeerde Ericsson. Deze eliteproducenten beginnen 's ochtends, nemen een pauze tussen de sessies en werken zelden meer dan 4½ uur op een bepaalde dag.

Schwartz merkt op dat het lichaam regelmatig signalen uitzendt dat het tijdens deze intervallen een pauze nodig heeft, maar een persoon heft die signalen vaak op, afhankelijk van cafeïne, suiker en de noodreserves van het lichaam - de stresshormonen adrenaline, noradrenaline en cortisol - om de behoefte te maskeren.

"De sleutel is om prioriteit te geven aan je belangrijkste werk en dit te doen wanneer je de meeste energie hebt", zegt Schwartz. "Je moet ook de waarde evalueren van hoe je je voelt als je nog meer werkt dan hoeveel uren je erin steekt."

Onlangs gebruikte de Draugiem Groep, een sociaal netwerkbedrijf, zijn time-tracking productiviteits-app DeskTime om de gewoonten van zijn werknemers te volgen. Draugiem ontdekte dat de top 10 procent van de meest productieve mensen niet meer uren logden dan andere werknemers. "De meest productieve werknemers werkten niet de volledige acht uur per dag, en ze namen 17 minuten pauze voor elke 52 minuten werk met een intens doel, waardoor hun hersenen de tijd kregen om te verjongen en zich voor te bereiden op de volgende werkperiode, " meldde het bedrijf .

De 52-minuten kloktijd is niet zo belangrijk als zelfbewust zijn van hoeveel we kunnen doen en wanneer we een pauze nodig hebben, zegt Susan Fletcher, Ph.D., een psycholoog uit Texas en auteur van Working in the Smart Zone: Smart Strategieën om een ​​toppresteerder te zijn op het werk en thuis .

"We moeten aandacht besteden aan onze energieniveaus, net zoals we aandacht moeten besteden aan wanneer we honger hebben, wanneer we naar het toilet moeten gaan enzovoort", zegt ze. "We moeten zo'n goed zelfbewustzijn hebben - cognitief, fysiek en emotioneel - dat we doen wat het beste voor ons werkt."

Verzorgende hersenfunctie

Preventief onderzoek bevestigt ook dat een multitasker de productiviteit verlaagt, zegt Fletcher. “Het is belangrijk om cognitieve emotionele witte ruimte te vinden als alternatief voor een multitasker. Het verhoogt de productiviteit. "

Schwartz merkt op dat er maar zoveel is dat het kan opnemen. “In feite is het op elk moment verrassend weinig dat je het op dit moment kunt begrijpen, laat staan ​​te behouden. Als je dat vermenigvuldigt met vijf, 50, 500, probeer je in wezen water in een vol glas te gieten. Wat er al in is, zal eruit lopen. Je krijgt misschien iets nieuws binnen, maar je gaat iets verliezen in het proces. De remedie is niet langer meer dingen doen, maar integendeel, en daarom is het belangrijk om die witte ruimte te vinden. Beheer je energie zodanig dat je de tank af en toe leegmaakt zodat er ruimte is voor meer spullen. ”

De normale stress van de dag is niet de vijand, zegt Schwartz. “Stress is iets dat je nodig hebt om de functionele capaciteit uit te breiden. Als je de biceps wilt opbouwen, stress je de spieren. Als je niet herstelt na het belasten van de biceps en je blijft het benadrukken, dan breekt het af. Aan de andere kant, als je de spier niet genoeg belast, is er geen toename in kracht. Na vier weken kun je zwakker zijn. Te veel stress of te weinig stress is even duur. Het is echt deze verschuiving naar begrip dat we fysiologisch zijn ontworpen om te pauzeren, en als we dat doen, zijn we gezonder en worden we niet ziek. ”

Mensen beschouwen het productiviteitsproces vaak als een proces van beter tijdbeheer. "Al deze apps die we kunnen gebruiken, alle toeters en bellen die kunnen afgaan om ons te vertellen wat we moeten doen, dat is echt niet de sleutel", zegt Fletcher, "ik zeg altijd dat tijdbeheer voor rookies is. Dat is een plek om te beginnen. Maar de plaats om ons op te concentreren is onze aandacht en energie, omdat sommige dingen ons energie geven en sommige dingen ons opzuigen. ”

Onze energiebehoeften in evenwicht brengen

Schwartz pleit er al lang voor dat mensen op hun best zijn wanneer ze schakelen tussen het uitgeven van energie en het periodiek vernieuwen van hun vier energiebehoeften: fysiek, emotioneel, mentaal en spiritueel.

Afstappen van de ene taak naar de andere kost geen verlengingstijd, zegt hij. “Anderhalf uur werken aan een moeilijk project en dan je e-mail beantwoorden is geen pauze. Wat je zoekt zijn vormen van vernieuwing die je herstellen, je een verfrist gevoel geven. ”

Er is geen formule voor dat proces. "Het is heel persoonlijk, " zegt Schwartz. “Het enige dat je hoeft te doen is jezelf de vraag te stellen: hoe voel ik me wanneer ik op mijn best ben? De meeste mensen beantwoorden die vraag en zeggen: ik voel me gelukkig, betrokken, opgewonden, geconcentreerd in de zone . Precies. Als je merkt dat je je niet zo voelt, moet je je vernieuwen. '

Het is van cruciaal belang om te weten hoe je je voelt, omdat je niet kunt veranderen wat je niet opmerkt, zegt hij.

“Als je zit, sta dan op. Als je staat, ga zitten. Als je binnen bent, ga naar buiten. Als u zich in kunstlicht bevindt, zoek dan natuurlijk licht. Daarom kan vernieuwing zowel actief als passief zijn. Als je sedentair bent, is het een bijzonder goede vernieuwing om te bewegen, of dat nu een wandeling is of een trap op en af ​​gaan of een of andere zwaardere lichamelijke activiteit doet. Wat de fysieke beweging doet, is dat het de geest kalmeert en de emoties kalmeert, en dat is een zeer waardevolle bron van vernieuwing. Bij passieve vernieuwing ga je stil. Je mediteert. Jij haalt adem. Je belt naar iemand van wie je houdt. Doe maar een dutje. Je doet een heel zachte vorm van yoga. '

Midden op de dag een pauze nemen om iets te doen waardoor alles beter gaat, verhoogt de productiviteit voor veel mensen, zegt Fletcher.

"Het doel van je oefening is anders dan alleen 's ochtends of' s nachts binnenkomen, " merkt ze op. “Veel mensen beginnen zich dingen te herinneren die ze de hele dag zijn vergeten als ze 's nachts naar bed gaan. Dat komt omdat er op dat moment minder concurrentie is om na te denken. Maar als u op het midden van de dag traint - zelfs al is het maar een wandeling door uzelf - kan het reflectieproces plaatsvinden wanneer het productiever kan zijn. U kunt ook creatieve tijd plannen of gewoon uw takenlijst voor de week lezen of eraan werken. Deze dingen zullen niet standaard gebeuren. "

De eenvoudige taak om zich van tevoren op vergaderingen voor te bereiden in plaats van tot het laatste moment te wachten, kan de productiviteit enorm verhogen, merkt Fletcher op. “Je hebt een paar opsommingstekens nodig. De voorbereiding bepaalt hoe succesvol je gaat worden. 'Ze dringt er ook op aan om een ​​paar minuten te vroeg aan te komen om je hersenen te laten settelen.

Een takenlijst kan natuurlijk een waardevol hulpmiddel zijn, zegt Fletcher, maar "als je een grote lange lijst hebt - en dit zijn oude dingen van Stephen Covey - word je meer herinnerd aan wat je nog niet hebt gedaan in vergelijking met wat je hebt . Breng uw takenlijst in kaart gedurende een week. Donderdag is misschien een betere dag om terug te bellen dan te proberen ze in te drukken op dagen dat je meer activiteiten hebt. '

En hoewel sommige mensen de gemakkelijkste taken op hun lijst op zich nemen om momentum op te bouwen en dingen snel af te vinken, merkt Fletcher op dat onderzoek aantoont dat het aanpakken van het moeilijkste eerst 'je helpt je krachtig te voelen op een productieve manier'.

Evenzo vermijdt ze een samenvatting van de dag, maar overweegt in plaats daarvan wat er morgen moet gebeuren. "Verplaats enkele onvoltooide taken naar morgen, maar het is niet productief om vast te komen te zitten in wat er niet is gebeurd."

Het idee van een dutje overdag kan in strijd zijn met de heersende werkethiek in de meeste bedrijven, waar downtime meestal wordt gezien als verspilde tijd, maar University of California, Riverside, onderzoek van professor Sara C. Mednick in de wetenschap van dutten toont aan dat een middag gesloten ogen kunnen helpen bij cognitieve functies, probleemoplossing, perceptueel leren en verbaal geheugen. Uit haar studies bleek ook dat een dutje van 60 tot 90 minuten de geheugenresultaten net zo goed verbeterde als acht uur slaap.

Buiten de Office Box

Er zijn kritieke, zo niet soms voor de hand liggende, stappen in het vernieuwingsproces buiten het kantoor die ook de prestaties kunnen verbeteren. Een studie van Harvard uit 2011 schatte dat slaaptekort Amerikaanse bedrijven 63, 2 miljard dollar per jaar aan productiviteitsverlies kost.

"Als je één enkel gedrag in je leven zou veranderen om productiever te zijn voor de overgrote meerderheid van de bevolking, zou het zijn om meer te slapen, " zegt Schwartz.

Fletcher spoort klanten ook aan om wat tijd alleen door te brengen, of het nu gaat om naar hun werk of reizen. "Weg met al het geklets, " zegt ze. “Wees op je gemak met je eigen bedrijf, want dan kun je echt afstemmen op wat belangrijk is. Als we onszelf niet kunnen centreren, beginnen we de agenda's van andere mensen uit te voeren in plaats van die van onszelf.

“We moeten grote tijd loskoppelen. We vertrouwen te veel op toegankelijkheid. Als clinicus moest ik mensen vertellen om Facebook van de telefoon te halen, omdat ze klagen over hoe ze niet productief zijn, maar meteen beginnen te praten over hun Facebook-pagina. Daar vertrouwen we te veel op. Het geeft ons een gevoel van kameraadschap, maar het gaat ten koste van kameraadschap dat veel gezonder is. Het is een ander deel van de hersenen. We moeten weloverwogen over die dingen zijn. '

Het belangrijkste dat we voor ons welzijn kunnen doen, is dingen nastreven die we leuk vinden, zegt Schwartz. “Dat is emotionele vernieuwing. Dat is geen fysieke vernieuwing, hoewel het soms kan zijn. Als je erover nadenkt, wat is veerkracht? Veerkracht is het vermogen om snel terug te stuiteren van een vorm van tegenspoed. Je bent veerkrachtiger wanneer je meer positieve emoties in de tank hebt, zodat wanneer er iets ergs gebeurt, je niet in een totale abjecte wanhoop en leegte raakt. Je hebt genoeg in de tank om terug te stuiteren. '

Neem die vakantiedagen

Wegkomen van het kantoor en er volledig van loskoppelen is van cruciaal belang, merken Schwartz en Fletcher op. In 2006 deed het accountantskantoor Ernst & Young een interne studie van zijn 50.000 werknemers en ontdekte dat voor elke extra 10 uur vakantie die werd opgenomen, hun eindejaarsprestaties van toezichthouders (op een schaal van 1 tot 5) met 8 procent verbeterden. Uit een onderzoek van Harris Interactive bleek echter dat Amerikanen gemiddeld 9, 2 vakantiedagen ongebruikt lieten in 2012 - tegen 6, 2 dagen in 2011.

"Ik denk dat het uitstellen van vakantie eigenlijk erger is geworden, want in de nasleep van de laatste recessie, denk ik dat mensen doodsbang waren om op vakantie te gaan, omdat ze aannamen dat hun baan misschien weg zou zijn als ze weggingen, " zegt Schwartz. "De digitale wereld heeft mensen het gevoel gegeven dat ze op een of andere manier niet kunnen loskoppelen, zelfs niet als ze op vakantie gaan, en dat ze zeker niet lang weg kunnen."

Het Energy Project blijft de grenzen verleggen met zijn werknemers om de optimale balans tussen werk en vakantie te bepalen, zegt Schwartz. "Het bedrijf biedt alle werknemers in hun eerste jaar vijf weken vakantie, in hun tweede jaar zes weken vakantie en in hun vijfde jaar zeven weken vakantie", zegt hij. "Als we het van de onderste regel beoordelen, hebben we een spectaculaire groei gehad die bleef toenemen, zelfs als we meer vrije tijd voor mensen hebben toegevoegd."

Jarenlang had The Energy Project op individueel niveau gewerkt om mensen strategieën en een begrip van dit idee van energie versus tijd te leren, zegt Schwartz. "We werden voor de gek gehouden door te geloven dat omdat mensen ervan hielden, het betekende dat het zowel de manier waarop ze werkten, als, belangrijker, de manier waarop organisaties werkten, veranderde", zegt hij. “Wat we uiteindelijk ontdekten, is dat ze er dol op zijn, maar ze kunnen het niet doen omdat de organisatie weerstand biedt. Als we vandaag naar binnen gaan, vertellen we organisaties vanaf het begin dat als je alleen wilt dat we mensen trainen om hier beter in te worden, we het zullen doen, maar het zal het probleem niet veranderen. Het is klassiek: je trekt de wiet, maar de wiet heeft nog steeds wortels dieper; het zal snel weer omhoog schieten. "

De grootste stap om de productiviteit onder controle te krijgen, is de eerste. Dus start uw motor: weet gewoon wanneer u moet remmen, tanken en die geruite vlag vinden.

Bekijk 6 productiviteitstips van mensen die dingen voor elkaar krijgen, zoals Mark Zuckerberg en Marissa Mayer.