Tips voor het houden van virtuele vergaderingen

Afgezien van wat je misschien hebt gehoord over internetromances, is het vrijwel onmogelijk om een ​​relatie, persoonlijk of professioneel, vrijwel tot stand te brengen. Maar stop niet met lezen.

Onderzoek van de afgelopen 10 jaar heeft aangetoond dat een virtuele vergadering de interpersoonlijke communicatie elimineert die voortkomt uit de non-verbale dingen die mensen persoonlijk uitwisselen, zegt Nick Morgan, auteur van Trust Me: Four Steps to Authenticity and Charisma, gepubliceerd in 2008.

"We nemen onbewust beslissingen voordat we ze bewust maken", zegt hij. “Dat betekent dat we deze beslissingen nemen op basis van wat ons onbewuste voor ogen staat, en dat betekent dat de meeste gegevens voor die beslissingen afkomstig zijn van persoonlijke ontmoetingen. Een ondernemer die geldschieters zoekt, een account opzet, nieuwe klanten probeert aan te trekken of een leverancier toevoegt, moet persoonlijk naar de eerste vergadering gaan. Het goede nieuws is dat bestaande relaties via de telefoon kunnen worden onderhouden. ”

Afgelopen maart vroeg de Harvard Business Review Morgan om vijf tips te geven voor een effectieve virtuele vergadering. Hier is een verkorte versie:

1. Erken dat virtuele vergaderingen suboptimaal zijn en dienovereenkomstig plannen. Doe de minder belangrijke dingen via virtuele vergaderingen en bewaar de emotionele dingen voor persoonlijke ontmoetingen, omdat het emoties en attitudes zijn die meestal via lichaamstaal worden overgebracht.

2. Plan de virtuele vergadering in segmenten van 10 minuten. Recent bewijs suggereert dat aandachtspannes ongeveer 10 minuten lang kunnen zijn in deze computer-toegevoegde, informatie-overbelaste leeftijd.

3. Pauzeer regelmatig voor groepsinvoer. Een van de eerste slachtoffers van een virtuele vergadering is groepsdeelname. Dus stop regelmatig om ieders temperatuur op te nemen. Ga rechts door de lijst en vraag elke landinstelling of persoon om invoer.

4. Label je emoties en vraag anderen hetzelfde te doen. Zeg: "Ik ben enthousiast over dit volgende beetje nieuws, omdat het dat betekent." Of: "Jim, ik ben echt verrast om te horen dat het derde kwartaal niet verbetert."

5. Verwaarloos het praten niet, maar gebruik video. Laat de groep elkaar 30-seconden- of 1-minutenclips sturen van waar ze mee bezig zijn of hoe het weer is waar ze zijn. (Lees hier het hele artikel van Morgan.)

Maar Morgan waarschuwt dat zakelijke relaties persoonlijk moeten worden vernieuwd om ze sterk te houden.

"Vroeger deed ik coaching en bewerking voor een elitegroep IT-experts in de vroege jaren 2000, " zegt Morgan. “Deze onderzoekers van over de hele wereld liepen voorop in wat de volgende internet / IT-ontwikkelingen zouden worden. Ze waren trots op de aard van hun online virtuele relaties, en hoe goed ze waren in het onderhouden ervan. We hadden één persoon in Azië, een andere in Zuid-Afrika, sommige in Europa en de Verenigde Staten. We hebben experts in het communiceren over de hele wereld en hebben gesproken over mond-en-klare termen zoals synchronistische communicatie en het omgaan met verschillende tijdzones. We hadden er veel plezier mee, maar we ontdekten dat we elk kwartaal face-to-face moesten afspreken. ”

Dus elk kwartaal zou de groep persoonlijk opnieuw verbinding maken. "Als we langer dan dat gingen, begonnen de sterke ego's ruzie met elkaar te maken, " zegt Morgan. “Hoewel dat geen ijzeren regel is, werd het zeker een vuistregel voor mij - als je een team over de hele wereld hebt, als je niet elk kwartaal voldoet, sta je op problemen.

Het virtuele universum biedt intrigerende mogelijkheden terwijl het zich ontwikkelt, merkt Morgan op.

"Ik denk dat de toekomst altijd vreemder en verrassender is dan mensen denken, " zegt hij: "We zijn op weg naar meer en meer virtuele verbindingen. Ik werd hier onlangs aan herinnerd toen een 4-jarige in mijn buurt op bezoek was. Hij keek naar een foto en probeerde omhoog te reiken en hem aan te raken om hem naar de volgende te laten klikken. Hij keek naar me op en zei: 'Je foto is kapot.' Hij vond dat het als een touchscreen moest werken. Wat we als een virtuele ervaring zouden beschouwen, was zijn echte ervaring geworden. Je gaat een hele generatie grootbrengen in touchscreen-technologie. Ik kan me niet eens voorstellen wat er over 20 jaar als norm wordt beschouwd. Het wordt fascinerend. ”

Lees hoofdstuk één van Nick Morgan's Trust Me: Four Steps to Authenticity and Charisma .