Het productiviteitsdilemma: doen of niet doen?

Hallo, mijn naam is Chelsea en ik ben
een listaholic. Op elk moment,
Ik heb meerdere overzichten
klusjes te doen, mensen te bellen,
dingen om te kopen, enz. Zelfs het plezier
dingen vinden op de een of andere manier zijn weg
in lijstvorm, van films tot
kijken en boeken om voor te lezen
plaatsen om te bezoeken.

Klinkt bekend? Als jij ook leeft volgens de lijst,
overweeg dit: hoeveel van die lijstitems
ooit gedaan krijgen - en hoeveel van hen echt
moet je klaar zijn? Natuurlijk zou het geweldig zijn
stuur uiteindelijk die $ 15 korting of reorganiseer
uw archiefkast. Maar door constant te zeuren
jezelf over het bereiken van deze niet-zo-consequenties
taken hangen ze op
zoals molenstenen om je nek. Wie
heeft dat extra angst nodig?

“In de haast van onze intense werkdagen, onze
instinct is om te focussen op steeds groter wordende taken
lijsten ”, zegt Matthew Cornell, een persoonlijke productiviteit
specialist en een consultant
in het Kennedy Space Center van NASA. "Dit is
natuurlijk - bezig zijn voelt als effectief.
Maar fixeren op doen neemt ons weg
van twee belangrijke dingen: doen wat heeft
de grootste impact op de bottom line (de onze
of onze organisatie) en heronderzoek
op een hoger niveau wat we doen in de
eerste plaats."

Veel productiviteit en tijdbeheer
experts zeggen de meest nuttige lijst die u kunt gebruiken
ooit creëren is een beschrijving van wat niet te doen.
Door realistisch te kijken naar wat u uitgeeft
uw tijd, kunt u bepalen welke activiteiten
lever geen waardevolle resultaten op in ruil voor
de tijd en moeite die ze nodig hebben. Dan jij
kan die tijdverspilling uit je leven halen.
Dat is de vraag. "Do-not-do" -lijsten kunnen het antwoord zijn.
van Chelsea Greenwood

In zijn bestseller Good to Great: Why Some Companies
Maak de sprong … en anderen niet, Jim Collins looft
de waarde van een “stop-doende” lijst: “Degenen die de
goede tot geweldige bedrijven … maakten zoveel mogelijk gebruik van stop-doing
lijsten als takenlijsten. Ze toonden een opmerkelijke
discipline om allerlei ongewenste rommel los te koppelen. ”

De eerste stap om te beslissen wat je niet moet doen in je leven
is afwegen wat je uiteindelijk wilt bereiken.

“Als je echt duidelijk wordt over je echte doelen, visies
en waarden, zal het gemakkelijker zijn om het vreemde te ruimen
dingen uit uw lijsten die niet zo doelgericht voor u zijn, "
zegt David Allen, een auteur, docent en oprichter en
voorzitter van de David Allen Company, een management
advies-, coaching- en trainingsfirma.

Ga zitten met uw collega's, echtgenoot of familie
leden, en neem de tijd om uw prioriteiten te schetsen
in zo specifiek mogelijke termen. Bijvoorbeeld: “We willen
om het X-bedrag tegen het einde van het jaar te verkopen, 'of' We willen
om X-bedrag te sparen voor pensionering tegen 2015. '
eindpunt helpt u de weg te stroomlijnen
om daar te komen en eventuele verkeersdrempels te verwijderen
de weg.

Vervolgens is de belangrijkste stap om te beoordelen hoe
u besteedt momenteel uw tijd. “Het grootste tijdmanagement
fout die mensen maken is niet beseffen
hoeveel tijd ze verspillen, "zegt Peggy Duncan,
persoonlijke productiviteitsexpert en auteur van The Time
Management Memory Jogger . “Om een ​​beeld te krijgen van hoe jij
besteed je tijd, houd een tijdlogboek voor een paar dagen bij. "

Wijd een nieuw notitieboek toe en kies er minstens drie
dagen om te loggen vanaf een gemiddelde week (niet tijdens de vakantie,
een vakantie, een overgangsperiode, enz.). Als je kijkt
kies op uw gewoonten op kantoor; als je kijkt
op uw tijd doorgebracht thuis of met geliefden, kies een
paar weekdagen en een weekend. Suggereert Duncan
kolommen maken met de volgende koppen:

1. Tijd: noteer de begin- en eindtijden, niet alleen de
totale hoeveelheid.
2. Activiteit: beschrijf precies wat u deed.
3. Gepland: was de activiteit gepland of op het laatste moment?
4. Onderbreking: kwam u tijdens een onderbreking voor
probeert u uw taak te volbrengen? Wat was het - een e-mail, een
instant message, komt er een collega langs?
5. Mensen: wie was er nog meer bij deze activiteit betrokken?
6. Prioriteit A tot D: Geef de activiteit een prioriteitsgraad (A zijnde de
hoogste) op basis van uw doelen en uw prioriteit
uw werk.

Neem vervolgens de tijd om uw logboek objectief te analyseren. Zoeken
patronen die u misschien nog niet eerder heeft opgemerkt. De tijdkolom
kan uitwijzen dat u 's middags vaak koffiepauzes neemt.

Of je merkt misschien dat je vatbaar bent voor spontaan
activiteiten die u afschrikken van uw
geplande doelen voor de dag. Misschien vergaderingen
langer duren wanneer een bepaalde medewerker
is in de buurt.

Nu is het tijd om te budgetteren. Collins schrijft: “In
een goede naar grote transformatie, budgettering is
een discipline om te beslissen welke arena's moeten zijn
volledig gefinancierd en die niet zouden moeten worden gefinancierd
helemaal niet. Met andere woorden, het begrotingsproces
gaat niet over het berekenen van elk
activiteit krijgt, maar om te bepalen welke
activiteiten beste ondersteuning en moeten
volledig worden versterkt en dat zou moeten zijn
volledig geëlimineerd. "

Bepaal welke activiteiten jouw ondersteunen
voornoemd doel, en bedenk dat,
na het beoordelen van uw logboek, kunnen sommige van deze
worden verbeterd of gestroomlijnd. Die activiteiten
die je doel afleiden of afleiden
uw "niet-doen-lijst".

Cornell voegt eraan toe dat het nuttig kan zijn om te maken
een derde lijst van “projecten of inspanningen die, terwijl
interessant en potentieel waardevol, eenvoudig
zijn het nu niet waard om te doen. Liever dan
gewoon laten vallen, is het essentieel om te houden
een lijst hiervan. Anders zal je geest het proberen
om ze voor je te volgen, waardoor je intellectueel wordt aangetast
prestatie. Dit is echter moeilijk.
Omdat we alles willen, is het moeilijk om te geven
up. Om deze reden helpt het om dit idee te behandelen
bestand 'van
projecten die je niet doet als een dynamisch ding. U
zou het periodiek moeten beoordelen om te evalueren of het is
tijd om sommigen van hen opnieuw te activeren. "

Afhankelijk van hoe ingrijpend uw bevindingen zijn,
het implementeren van uw niet-doen-lijst kan persistentie vereisen
en teamwerk. Plaats de lijst in een of meer
zichtbare gebieden om jezelf eraan te herinneren wat je niet zou moeten doen
worden
doen, en beroep doen op de steun van collega's, vrienden
of geliefden om u op het goede spoor te houden.

Allen
beveelt aan om de kracht van positief denken te gebruiken.
“Focus op manieren om jezelf te identificeren met de nieuwe, meer ondersteunende
gewoonte, 'zegt hij. “In plaats van jezelf te vertellen, moet je stoppen met kijken
Tv op de bank, begin je je voor te stellen hoe goed je je voelt tijdens een wandeling
in de frisse lucht. Die nieuwe identificatie zal je er natuurlijk van af krijgen
de bank."

Collins schrijft dat uiteindelijk doorzien op je niet-doen-lijst
kan pure wilskracht vergen. 'De echte vraag is … jij wel
de discipline hebben om het juiste te doen en, even belangrijk, om
stoppen met het doen van de verkeerde dingen? '